Mã APQ8X là mẫu gi lê nền xanh với dây viền bạc chạy quanh thân, thuộc dòng cơ bản được mua nhiều nhất cho các đơn hàng số lượng lớn. Với đơn hàng lớn thì bài toán thật không nằm ở lúc nhập kho mà nằm ở hai năm sau đó: trong số vài trăm chiếc đang lưu hành, chiếc nào đã hết hiệu lực bảo vệ, và làm sao biết được điều đó.
Số lần giặt là đại lượng duy nhất có thể đếm được
Vật liệu phản quang xuống cấp theo nhiều đường: nhiệt và hoá chất trong lúc giặt, tia cực tím khi phơi nắng, mài mòn khi cọ vào bề mặt, bám bẩn dầu mỡ. Trong số đó, chỉ có số chu kỳ giặt là thứ doanh nghiệp có thể ghi lại chính xác. Tiêu chuẩn nước ngoài cũng đặt yêu cầu theo hướng này: nhà sản xuất phải công bố số chu kỳ bảo quản không làm giảm hiệu quả của trang phục, và người dùng phải tính đến con số đó.
Điều đáng chú ý là bản thân tiêu chuẩn không ấn định một con số cố định cho mọi sản phẩm. Những con số quen tai trên thị trường không phải là số của tiêu chuẩn. Vì vậy căn cứ đúng luôn là con số ghi trên nhãn và tờ hướng dẫn của chính lô hàng đang dùng, không phải một con số nghe được ở đâu đó.
Đánh mã cho từng chiếc: làm thế nào cho bền và rẻ
Cách bền nhất là thêu số thứ tự lên vạt trong hoặc gần đường may cổ, nơi không đè lên vải nền cũng không cắt ngang dải phản quang. Số thêu chịu được giặt công nghiệp lâu hơn nhãn in nhiều lần. Với lô nhỏ, nhãn dệt may kèm hoặc thẻ nhựa gắn khuy cũng dùng được, miễn là chịu được nước và không rơi mất sau vài lần giặt.
Sổ theo dõi không cần phức tạp: mỗi mã một dòng, cột ngày cấp, cột người nhận, cột đếm số lần giặt, cột ngày kiểm tra gần nhất, cột ghi chú tình trạng dải. Đơn vị có bộ phận giặt tập trung thì cộng số lần giặt ngay tại đó; đơn vị để người lao động tự giặt thì đếm theo tuần dựa trên tần suất quy định, và ghi rõ rằng đây là ước lượng.
Giao theo người hay dùng chung theo ca
Giao khoán từng chiếc cho từng người giúp đếm chu kỳ chính xác, gắn được trách nhiệm giữ gìn, và tránh chuyện áo bị bỏ lại trong xe. Đổi lại, tổng số lượng phải mua cao hơn và phải xử lý cỡ số cho từng người. Dùng chung theo ca thì tiết kiệm số lượng nhưng mỗi chiếc bị giặt nhiều hơn hẳn, hao mòn nhanh, và không ai thấy mình có trách nhiệm với chiếc áo cụ thể nào.
Dù chọn cách nào, mã tài sản cũng nên gắn với chiếc áo chứ không gắn với người. Người thay đổi bộ phận hoặc nghỉ việc thì áo được thu hồi, kiểm tra, và chỉ quay lại kho khi dải phản quang còn đạt yêu cầu. Áo đã hết hiệu lực phải được đánh dấu huỷ để chắc chắn không quay lại lưu thông.
Cơ quan an toàn lao động châu Âu lưu ý rằng chưa có mối quan hệ đã biết nào giữa kết quả thử nghiệm trong phòng thí nghiệm với thời gian sử dụng thực tế. Nghĩa là không thể nhìn một chiếc áo rồi kết luận chắc chắn nó còn đủ khả năng phản quang hay không. Việc nhìn chỉ bắt được các hỏng hóc đã rõ: dải xỉn màu, mất độ bóng, nứt ngang, bong mép, vải nền bạc màu, vết dầu không giặt sạch.
Vì vậy quy trình đúng là kết hợp hai việc: nhìn theo bộ tiêu chí loại bỏ ở mỗi kỳ kiểm tra định kỳ, và đếm số lần giặt so với con số nhà sản xuất công bố. Chiếc nào chạm ngưỡng đếm thì thay, kể cả khi nhìn vẫn còn đẹp. Đây chính là lý do phải có mã tài sản ngay từ ngày nhập lô đầu tiên.