Khoa dược của một bệnh viện không phải một căn phòng mà là mấy khu nối tiếp nhau. Kho tổng nhận hàng theo xe, khu chia lẻ và cấp phát nội trú, tuyến giao nhận đi tới từng khoa, và ở những nơi có pha chế thì thêm một khu riêng đóng kín. Người phụ trách khoa, chứ không phải người mặc, mới là người phải trả lời câu hỏi bộ đồ nào dùng ở khu nào, và trả lời sai thì hoặc lãng phí hoặc gửi tín hiệu sai cho cả khoa.
Cùng một khoa, ba kiểu lao động khác nhau
Thủ kho làm việc với thùng và pallet: bốc dỡ, xé băng dính, kê xếp, leo thang lấy hàng trên cao. Áo ở tuyến này chịu ma sát mép thùng, chịu mồ hôi lưng và phải rộng đủ để giơ tay quá đầu. Người chia lẻ ngồi bàn nhiều giờ, thao tác tay tinh, cần ống tay không vướng và mặt bàn không bị vạt áo quét qua. Tuyến giao nhận đi lại giữa các khoa, ra cả hành lang chung, nên bộ đồ của họ còn làm thêm việc nhận diện.
Ba kiểu lao động ấy nằm dưới cùng một tên khoa nên rất hay được đặt bằng một mẫu duy nhất. Kết quả là mẫu ấy vừa thừa cho tuyến này vừa thiếu cho tuyến kia, và không ai chỉ ra được chỗ sai vì bộ nào cũng đúng như hợp đồng.
Chiếc blouse dừng lại ở đâu trong khoa dược
Ranh giới rõ nhất nằm ở cửa khu pha chế có kiểm soát. Áo blouse dệt từ sợi bông hoặc sợi pha, cấu trúc dệt tương đối hở, và bản thân mặt vải liên tục nhả ra những mẩu xơ rất nhỏ theo mỗi cử động; ở một khu vực mà mục tiêu là hạn chế tiểu phân sinh ra trong phòng thì chiếc áo trở thành một nguồn phát sinh chứ không phải một giải pháp, nên trang phục cho khu đó thuộc một họ hàng khác, dệt từ sợi liên tục và kín mặt để giữ xơ lại bên trong. Hai họ hàng này không thay nhau và không nên nằm chung một dòng trên đơn đặt hàng, dù chúng trông na ná nhau khi treo trên móc.
Bụi trong kho và tiểu phân trong khu kín là hai bài toán
Trong kho dược, thứ bám lên áo chủ yếu đến từ bên ngoài: bụi giấy từ thùng carton, mạt gỗ từ pallet, bụi lắng trên giá cao. Nó bám lên mặt ngoài và được giải quyết bằng nhịp thay đồ hợp lý cùng quy định không mặc áo kho đi vào khu khác. Trong một khu đóng kín, thứ đáng ngại lại đi theo chiều ngược lại, sinh ra từ chính người đang đứng trong phòng.
Vì hai chiều ngược nhau nên hai bài toán không có chung lời giải. Đổi loại vải cho áo kho không làm khu pha chế tốt hơn, và mang trang phục của khu kín ra kho thì vừa tốn kém vừa không giải quyết được bụi carton. Nhận ra điều này giúp trưởng khoa chia đơn hàng đúng ngay từ đầu.
Chia đơn hàng theo tuyến thay vì theo tên khoa
Việc nên làm là tách đơn thành ba dòng, mỗi dòng ghi rõ tuyến công việc và số người, thay vì ghi một dòng mang tên khoa dược rồi để nhà cung cấp tự đoán. Ba dòng đó cũng giúp khoa biết mình đang tiêu bao nhiêu cho tuyến nào, điều mà một dòng gộp không bao giờ cho biết.
Riêng kiểu dệt mặt vải thì hệ thống chưa lưu cho mã này. Chỗ vướng nằm ở chính việc phân tuyến vừa nói: kiểu dệt là thứ quyết định mặt vải nhả xơ nhiều hay ít, nên thiếu nó thì trưởng khoa không tự xếp được món hàng vào đúng khu mà phải hỏi ngược lại nhà cung cấp từng lần. Hỏi bằng văn bản, yêu cầu nêu rõ kiểu dệt và mật độ sợi, là bước duy nhất khép được khoảng trống đó trước khi ký.
