Sáng thứ hai, một người trong tổ không tới nữa. Người ấy đã báo trước hai tuần, đã trao lại chìa khoá tủ và cuốn sổ ghi ca, rồi đi. Hai bộ áo trực mà đơn vị cấp cho người ấy bảy tháng trước thì đi theo, ra khỏi cổng, và không ai ghi lại chuyện đó vào bất kỳ đâu.
Chiếc Áo Đi Ra Khỏi Cổng Cùng Người Nghỉ Việc
Trong ngành dịch vụ bảo vệ, nhân sự thay đổi theo tháng chứ không theo năm. Người điều hành quen với chuyện ấy và đã tính nó vào lịch tuyển. Nhưng phần lớn đơn vị chỉ đếm đầu người, không đếm số bộ áo đang nằm ngoài tầm quản của mình.
Chuyện đáng bàn không nằm ở việc thiếu đi một chiếc áo. Nó nằm ở chỗ chiếc áo ấy mang dấu hiệu nhận diện của đơn vị, mà lại đang ở trong tủ của một người không còn liên quan tới đơn vị nữa. Một chiếc áo trực nằm đúng chỗ thì nói cho người lạ biết nên hỏi ai; nằm sai chỗ thì nó nói một điều không còn đúng.
Một Món Đồ Có Chủ, Nhưng Chủ Không Phải Người Mặc
Cách gọi tên đã quyết định phân nửa câu chuyện. Nhiều nơi gọi hai bộ áo ấy là đồ phát, và chữ phát khiến người nhận hiểu rằng nó đã thuộc về mình. Gọi là đồ giao thì khác hẳn: giao thì có ngày giao, có người giao, và có một ô để ghi ngày trả.
Đổi cách gọi không phát sinh thêm việc gì. Chỉ cần lúc trao hai bộ áo cho người mới, người giao nói rõ một câu: đây là đồ của đơn vị, giao cho anh dùng trong thời gian làm việc, hết việc thì trả lại. Câu ấy mất năm giây, và nó đứng vững hơn mọi lời nhắc về sau.
Đặt Bao Nhiêu Bộ Cho Một Năm Có Luân Chuyển
Nếu chỉ đếm đầu người tại thời điểm đặt thì con số sẽ thiếu ngay từ tháng thứ ba. Cách tính sát hơn là cộng thêm một phần dự phòng theo nhịp thay người của chính đơn vị mình trong năm trước, chứ không theo một tỷ lệ chung nào. Đơn vị nào giữ được nhịp ấy trong sổ thì lần đặt sau không phải đoán.
Phần dự phòng nên đặt cùng lô, không đợi tới lúc cần, vì các bộ dự phòng khi ấy nằm chung một mẻ với các bộ đang mặc. Phần dự phòng nằm trong tủ kho vẫn thuộc về đơn vị, nên nó cũng cần một dòng riêng, ghi rõ còn bao nhiêu bộ ở mỗi cỡ và ai được lấy ra.
Cột Cần Mở Trong Bảng Nhân Sự
Số bộ đã cấp cho từng người và ngày thu hồi là thứ mà trang này chỉ ghi được nếu nó giống nhau cho mọi người mua, mà nó thì mỗi người một dòng, nên chỗ này để trống và chỗ ấy phải do chính đơn vị dựng lấy. Việc dựng không nặng: mở thêm hai cột trong bảng nhân sự sẵn có, một cột số bộ, một cột ngày giao, rồi điền ngay hôm trao áo chứ đừng để dồn tới cuối tháng.
Cột thứ ba nên là ngày trả. Ô ấy để trống suốt thời gian người ta còn làm, và chính chỗ trống ấy là lời nhắc lúc làm thủ tục cho người nghỉ. Khi người phụ trách nhân sự nhìn vào bảng và thấy một dòng còn bỏ ngỏ, họ biết phải hỏi ai và hỏi cái gì, mà không cần lần lại từ đầu.
Muốn xem trước các mẫu để chốt một lần cho cả năm thì mở danh mục áo trực có sổ giao và ngày thu hồi. Mũ đi kèm bộ trực cũng là đồ giao chứ không phải đồ phát, nên dòng mũ kê pi đi kèm bộ trực, ghi cùng một dòng sổ nên nằm cùng một dòng với chiếc áo. Và nếu đơn vị quản nhiều dòng đồng phục cho nhiều tổ khác nhau, nhánh đồng phục chung của cả doanh nghiệp là chỗ nhìn tổng thể trước khi chia ra. Chiếc áo trực là tài sản đơn vị giao cho một người, không phải đồ cá nhân của người mặc: nó có ngày giao, có ngày thu hồi, và có cả chuyện người nghỉ việc mang nó đi mà không ai đòi, ba điều chỉ thành thói quen khi có một chỗ để ghi chúng xuống.
