Không phải món nào trong xưởng cũng có mã tài sản riêng. Món to thì có, món nhỏ thì gộp thành nhóm. Bộ phận theo dõi tài sản gọi nhóm ấy là tài sản nhỏ, và cuối quý phải đếm.
Biểu kiểm kê tài sản nhỏ xếp theo lối nào
Tờ biểu xếp theo nơi để, không xếp theo tên món. Xếp theo nơi để thì người đếm đi một vòng là xong, không phải quay lại. Mỗi khu một trang, khu nào hết trang thì kẹp thêm tờ rời. Trong khu thì xếp từ trái sang phải, theo lối người ta đi vào.
Món đếm được và món còn dùng được là hai cột riêng trên cùng một tờ biểu. Cột trái đếm bằng mắt, cột phải hỏi người đang giữ. Hai cột chênh nhau thì biên số của cả hai, không chọn một.
Kỳ kiểm kê hay lệch ở đâu
Lệch nhiều nhất ở món đang nằm ngoài khu. Người mượn chưa trả, và tới kỳ đếm thì món ấy nằm ở một tổ khác. Bộ phận theo dõi tài sản đếm hai lượt cho chắc: một lượt theo khu, một lượt theo sổ mượn. Hai lượt cho hai kết quả, và bên nào nhỏ hơn thì bên ấy phải giải thích.
Lệch thứ hai đến từ món cùng loại nhưng khác đời. Trông giống nhau thì người đếm gộp, và tổng thì đúng còn dòng thì sai. Cách gỡ là dán nhãn nhỏ ở đáy mỗi món, ghi năm đưa vào dùng. Nhãn ấy dán một lần, dùng được nhiều kỳ.
Ba điều biểu kiểm kê không đụng tới
Tờ biểu chỉ có bốn cột, và bốn cột đã kín. Ai muốn thêm cột phải xin, và tới nay chưa ai xin được. Lý do là mỗi cột thêm sẽ nhân với số dòng, mà số dòng thì tính bằng trăm. Tờ biểu không đụng tới ba điều: biểu kiểm kê quý này dài mấy trang, ai đếm khu nhà kho lần trước, và bộ phận theo dõi tài sản chốt sổ ngày nào.
Bìa hồ sơ của kỳ kiểm kê giữ ba điều ấy, ghi ở mặt trong. Đếm khớp tổng số chưa có nghĩa là từng dòng trên biểu đều đúng. Người ký nhận hiểu vậy, nên vẫn giở vài trang bất kỳ để soi.
Món hỏng thì ghi vào dòng nào
Món hỏng vẫn giữ dòng cũ, chỉ thêm một chữ ở cột ghi chú. Không xoá dòng, vì xoá thì kỳ sau không so được với kỳ này. Chữ ghi chú dùng đúng ba mức: dùng được, chờ sửa, bỏ. Ba mức ấy đủ cho mọi trường hợp gặp phải trong bốn năm gần đây.
Không kỳ kiểm kê nào không có món thiếu. Thiếu thì để trống cột đếm và biên một dòng ở cuối trang. Dòng ấy đi kèm tên người cuối cùng ký mượn. Kỳ sau nếu món quay về thì gạch dòng cũ, không viết lại từ đầu. Cách ấy giữ được đường đi của từng món qua nhiều kỳ. Nhìn vào là biết món nào hay đi lạc, món nào chưa rời khu bao giờ.
Biểu kiểm kê đếm được món nào còn, nó không nói món ấy dùng tiếp được hay không. Câu ấy để cho người dùng trả lời, và họ trả lời bằng cột bên phải. Dò tiếp bằng mảng đèn pin cầm tay đếm vào kỳ kiểm kê. Cùng khu còn tủ an toàn mở ra lúc kiểm kê, mở theo lịch đã báo trước. Và thiết bị hàng hải đếm chung một biểu, phần này ít dòng nhất. Nếp gọn nhất: biên món hỏng vào biểu ngay hôm phát hiện. Để dồn sang cuối quý thì không ai nhớ nó hỏng từ hôm nào.
