Khi bán trang phục cảnh báo cho khách doanh nghiệp, phần khó nhất thường không phải giá mà là hồ sơ. Bên mời thầu yêu cầu chứng minh, bên dự thầu nộp một tập giấy, và không phải tờ nào trong tập đó cũng có giá trị chứng minh như nhau. Bài này nói thẳng về sự khác nhau ấy.
Ba loại giấy thường bị xếp chung một chỗ
Loại thứ nhất là tài liệu quảng cáo của nhà cung cấp, gồm catalogue và bản mô tả kỹ thuật tự soạn. Loại thứ hai là bản tự công bố của chính doanh nghiệp bán hàng, trong đó doanh nghiệp khẳng định sản phẩm phù hợp với một tiêu chuẩn nào đó. Loại thứ ba là báo cáo thử nghiệm do một phòng thử nghiệm độc lập phát hành, ghi rõ mẫu nào, thử theo phương pháp nào, ngày nào, kết quả ra sao.
Chỉ loại thứ ba mang thông tin kiểm chứng được. Hai loại đầu có thể đúng, nhưng chúng không phải bằng chứng, và bên mời thầu có quyền yêu cầu bổ sung.
Báo cáo cho vật liệu không thay được báo cáo cho thành phẩm
Đây là điểm bị nhầm nhiều nhất trong nhóm hàng này. Một báo cáo thử nghiệm của cuộn băng phản quang chứng minh hệ số phản quang của chính cuộn băng đó, không chứng minh chiếc áo may từ nó thuộc mức phân loại nào. Mức phân loại phụ thuộc vào tổng diện tích vật liệu trên toàn bộ trang phục và cách bố trí dải quanh thân, tức là phụ thuộc vào bản vẽ cắt may chứ không chỉ vào nguyên liệu.
Vì vậy khi bên bán đưa ra một tờ giấy của hãng vật liệu, câu hỏi tiếp theo phải là: còn hồ sơ cho chính chiếc áo thì sao.
Báo cáo gắn với mẫu và với thời điểm
Một báo cáo thử nghiệm luôn gắn với mẫu cụ thể được gửi tới phòng thử nghiệm vào một ngày cụ thể. Nó không tự động phủ lên mọi lô sản xuất sau đó, nhất là khi nhà máy đổi nguồn vải hoặc đổi nhà cung cấp băng. Bên mua nên yêu cầu ghi số lô và ngày sản xuất tương ứng với hàng sẽ giao, và giữ lại mẫu đối chứng lấy ngẫu nhiên từ lô đó để đối chiếu về sau.
Nói rõ về mã này để bên mua khỏi phải đoán
Mã model ghi trên nhãn của chiếc gi-lê túi hộp này là mã nội bộ dùng để truy xuất kiểu dáng và lô hàng, không phải mã chứng nhận và cũng không hàm ý sản phẩm đã qua thử nghiệm theo một tiêu chuẩn nước ngoài nào. Chúng tôi không công bố mã này đạt mức phân loại nào của EN ISO 20471. Nếu hồ sơ dự thầu của quý doanh nghiệp bắt buộc phải có báo cáo thử nghiệm, hãy nêu yêu cầu ngay từ khâu hỏi giá để chúng tôi báo lại phương án và thời gian thực hiện cho đúng lô hàng.