Mã BTX0004 xếp vào nhánh túi vải in theo sự kiện. Việc kéo người ta tìm tới đây thường là chuẩn bị quà cầm tay cho một buổi hội nghị. Bản ghi của mã này ứng với chiếc túi quai xách phẳng. Hàng ra khỏi xưởng theo đợt in, và đợt nào cũng dính với một buổi cụ thể. Vài dòng phía trên chỉ điểm qua dáng túi và chỗ dùng. Phần còn lại nằm ở khâu tổ chức chứ chưa nằm ở khâu may.
Con số ghế và con số túi
Buổi hội nghị nào cũng chốt số ghế trước, vì hội trường phải giữ chỗ sớm. Con số ghế ấy đi vào hợp đồng thuê phòng rồi nằm yên trong đó. Đơn đặt túi thì đi đường khác, thường qua bên hành chính. Bên hành chính lấy con số từ danh sách mời, không lấy từ hợp đồng thuê. Danh sách mời bao giờ cũng dài hơn số người tới thật. Đặt theo danh sách mời thì dư, đặt theo số xác nhận thì hụt. Cả hai cách đều làm người phát lúng túng ngay tại cửa. Có túi phát hội nghị là một chuyện; số túi khớp số ghế mới là phần thứ hai, mà hai con số này nằm trên hai bộ hồ sơ chẳng ai ghép lại.
Bảng chuẩn bị buổi lễ mới là chỗ hai con số ấy đáng lẽ phải gặp nhau. Bảng ấy liệt kê phòng, giờ, người dẫn, món ăn giữa giờ. Dòng dành cho quà cầm tay thì có, nhưng nó chỉ ghi tên món. Ô đối chiếu với số ghế đã thuê thì bảng chưa mở. Người lập bảng vì thế chép lại con số của lần trước. Buổi trước dư mười mấy chiếc thì buổi này lại dư chừng ấy. Kê thêm một dòng đối chiếu là dẹp được cả chuyện dư lẫn chuyện hụt. Dòng ấy gồm vỏn vẹn hai ô: số ghế đã thuê và số túi đã đặt. Lệch bao nhiêu thì hiện ra ngay khi hai ô nằm cạnh nhau. Người duyệt bảng cũng nhìn thấy chỗ lệch mà không phải hỏi.
Ba dòng của một buổi lễ
Một buổi hội nghị hiếm khi chỉ đặt mỗi túi. Phần quà cầm tay thuộc mảng túi vải in theo sự kiện, đứng đầu bảng. Người phục vụ trong phòng cần thứ mặc riêng, nên đồ nhà hàng khách sạn dùng cho hội nghị vào dòng kế. Ban tổ chức đứng cửa cũng cần nhận ra nhau, nên áo thun phát kèm túi hội nghị chốt dòng cuối. Ba dòng đặt một lần thì bản in chỉ duyệt đúng một bận. Ngày giao cũng lùi về cùng một mốc trước buổi lễ. Bên tổ chức nhờ vậy chỉ phải theo dõi một hồ sơ thay vì ba.
Ba ô bảng chuẩn bị bỏ trắng
Số ghế của hội trường chưa được chép sang bảng chuẩn bị. Nơi phát túi cho khách cũng để trắng, dù cửa trước và cửa sau đón lượng khách khác nhau. Thứ tự phát trong đợt thì chưa ai đóng khung lại, nên người đứng cửa tự xoay lấy. Ba khoảng trắng ấy chẳng dính gì tới bản ghi hàng. Chúng thuộc bảng chuẩn bị, thứ ban tổ chức tự dựng và tự sửa. Trang bán không chen vào bảng ấy được. Hợp đồng thuê phòng ghi sẵn số ghế ngay từ lúc ký. Chép sang một ô là đủ, khỏi phải đếm lại lần nữa.
Chỗ đợt in dừng lại
Chiếc túi quai xách phẳng rời xưởng theo đợt in gắn với một buổi, còn khâu chia cửa phát thì đợt in đứng ngoài. Ở bản ghi này chẳng có con số nào được xác nhận. Thứ định đoạt buổi lễ là bảng chuẩn bị có dòng đối chiếu hay không. Bản in làm kỹ tới đâu mà bảng thiếu dòng ấy thì cửa vẫn kẹt. Việc nên làm là đối chiếu con số ghế với con số túi, gọn trong một lượt là hết. Bảng đối chiếu giữ lại thì buổi sau khỏi đếm từ đầu.
