Khi hàng về tới cổng, người nhận cần một căn cứ để trả lời câu hỏi đây có đúng là thứ đã đặt hay không. Với hàng có mã model tra được thì căn cứ là chính mã đó. Với hàng dệt không có model, căn cứ duy nhất khả dĩ là hình ảnh, và một tấm ảnh duy nhất thì gần như không dùng được.
Lý do là một tấm ảnh chỉ cho thấy một mặt và một góc sáng. Hai mẫu khác nhau về số lớp, về kiểu bo cổ, về cách xử lý mép và về mật độ dệt vẫn có thể cho ra hai tấm ảnh chính diện giống hệt nhau. Người nhận nhìn ảnh rồi ký, và sai lệch chỉ lộ ra khi hàng đã vào chuyền.
Với găng len dày dùng cho ca đêm mùa rét, cách xử lý là chụp bổ sung ngay tại lần nhận đầu tiên rồi lưu vào hồ sơ vật tư nội bộ. Việc này mất chừng mười phút cho một mã và dùng được cho tất cả các lần nhận hàng sau đó.
Sáu góc chụp cần có trong hồ sơ vật tư
Góc thứ nhất là mặt lòng bàn tay chụp thẳng, đặt cạnh thước để có tỷ lệ. Góc thứ hai là mặt mu tay, cũng có thước. Góc thứ ba là mép cổ găng chụp gần, thấy rõ kiểu bo và số vòng dệt của bo. Ba góc này đã loại được phần lớn trường hợp giao nhầm mẫu.
Góc thứ tư là mặt cắt ngang ở mép cổ, chụp gần để đếm được số lớp vải. Góc thứ năm là nhãn hoặc mác gắn trên găng, chụp đủ nét để đọc được từng dòng chữ. Góc thứ sáu là bao bì đóng gói kèm nhãn thùng, vì quy cách đóng gói cũng là một phần của thứ đã đặt.
Sáu tấm này nên lưu cùng một chỗ với thẻ kho và được in ra dán ở khu vực nhận hàng. Ảnh nằm trong máy tính của người mua thì không giúp gì cho người đang đứng ở cổng lúc xe giao hàng tới, và đó là lý do nhiều bộ ảnh được lập ra rồi không bao giờ được dùng.
Vì sao mã ở tầm giá cao càng cần bộ ảnh
Với mã ở tầm giá cao trong một danh mục toàn hàng giá thấp, hậu quả của một lần nhận nhầm lớn hơn hẳn. Số tiền đã trả cao hơn, số lượng thường nhỏ nên không có lô sau để bù, và mã này lại thường được đặt cho một nhóm việc cụ thể chứ không phát đại trà.
Ngoài ra, hàng dệt dày dùng cho mùa lạnh có tính mùa vụ rõ, nên nếu nhận nhầm thì thời gian để đổi lại rất eo hẹp. Một bộ ảnh sáu góc lập sẵn là cách rẻ nhất để cắt bớt rủi ro đó, và nó cũng chính là tài liệu dùng khi cần tìm nguồn thay thế vào năm sau.
Trong danh mục hàng bảo hộ tay cần bộ ảnh đối chiếu khi nhận, nên đánh dấu riêng những mã không có model để bộ phận mua biết mã nào bắt buộc phải có ảnh. Với các mã có model thì bộ ảnh vẫn hữu ích nhưng không còn là căn cứ duy nhất.
Cất qua mùa và mốc thay của hàng dệt dày
Về công dụng, mẫu dệt dày này giữ ấm bằng lớp không khí trong kết cấu sợi, hợp với ca đêm và những ngày rét ở khu vực khô ráo. Trên sản phẩm không có dãy chỉ số của tiêu chuẩn chuyên biệt về nhiệt độ thấp, nên khi yêu cầu công việc đòi mức đã được thử thì phải chọn nhóm khác.
Cất qua mùa là khâu hay làm hỏng hàng dày. Phải giặt sạch và phơi thật khô trước khi cất, đóng trong túi kín có gói hút ẩm, kê pallet cách sàn và cách tường ngoài. Không nén vật nặng lên chồng găng vì lớp dày bị ép lâu ngày sẽ mất độ xốp và không hồi lại được.
Mốc thay gồm sờn thủng ở lòng bàn tay, các lớp vải tách rời khi kéo nhẹ, bo cổ mất phom, và vết mốc đốm ở mặt trong sau kỳ cất kho. Với một mã ở tầm giá này, việc lập hồ sơ ảnh và cất giữ đúng cách quyết định phần lớn số mùa mà đơn vị còn dùng lại được nó.
