Một mã đắt nằm ngay cạnh mã rẻ trong cùng danh mục
Trong một danh mục mà phần lớn các mã nằm ở tầm vài nghìn đồng một đôi, một mã có đơn giá gấp nhiều lần sẽ lập tức bị bộ phận soát chi hỏi lại. Đây là phản ứng đúng và cần thiết, nhưng nó thường xảy ra vào lúc muộn nhất, tức là khi hồ sơ đã lên bàn duyệt và tổ đang chờ hàng.
Cách xử lý không phải là né tránh mà là chuẩn bị trước. Mọi mã có đơn giá lệch hẳn khỏi mặt bằng của nhóm nên đi kèm một trang giải trình được soạn từ lúc chọn hàng, chứ không soạn khi bị hỏi. Trang đó về sau còn dùng lại được cho mọi kỳ đặt hàng tiếp theo.
Với găng len dày nhiều lớp cho việc nặng, phần chênh giá thường đến từ chi sợi lớn hơn, số lớp nhiều hơn và cổ găng dài hơn. Đó đều là những thứ đo đếm được bằng mắt và bằng cân, nên rất thuận lợi cho việc giải trình bằng số.
Việc xứng đáng với mức chi và việc không nên giao
Mức chi này xứng đáng ở các vị trí mà một đôi găng mỏng bị loại chỉ sau vài ngày: bốc xếp vật liệu thô, kéo bao, khuân kiện gỗ, xử lý phế liệu, làm việc với bề mặt nhám mài mòn nhanh. Ở đó, tổng chi phí cho một tháng của hàng dày thường thấp hơn hàng mỏng.
Không nên giao mã này cho thao tác cần khéo. Lớp dày làm giảm cảm giác đầu ngón, và người thợ sẽ tháo găng ra khi cần thao tác chính xác. Một đôi găng bị tháo ra thì mọi tính năng của nó bằng không, bất kể đơn giá là bao nhiêu và hồ sơ dày tới đâu.
Cũng không nên giao cho nơi có dung dịch hoặc dầu. Sợi dày thấm nhiều, giữ chất lỏng áp vào da lâu hơn hàng mỏng, và khô rất chậm. Đây là điểm ngược trực giác thường bị bỏ qua khi người ta chọn hàng dày vì nghĩ rằng dày thì cản được nhiều thứ hơn.
Ba câu mà hồ sơ đề nghị mua phải trả lời được
Câu thứ nhất: mã rẻ hơn đang dùng ở vị trí này bị loại sau bao nhiêu ngày, và con số đó lấy từ đâu. Không có số liệu thì lấy tạm bằng cách đếm số đôi đã phát cho một vị trí trong ba tháng gần nhất, chia cho số người, ra ngay nhịp tiêu hao thực tế.
Câu thứ hai: chi phí cho một tháng của hai phương án là bao nhiêu, tính bằng đơn giá nhân số đôi tiêu hao chứ không so đơn giá với nhau. Đây là phép tính duy nhất mà bộ phận tài chính chấp nhận, và nó cũng là phép tính công bằng nhất cho cả hai mã.
Câu thứ ba: ngoài tiền, phương án đắt hơn còn thay đổi điều gì. Thường là giảm số lần dừng việc để đổi găng, giảm số vết xước tay ghi trong sổ y tế, giảm số lần thủ kho phải xuất hàng. Ba khoản này thuộc trang bị tay phải giải trình chênh lệch đơn giá và nên được nêu bằng số.
Theo dõi tuổi thọ để lần sau khỏi phải tranh luận
Sau khi đưa vào dùng, hãy theo dõi tuổi thọ thực của mã này trong ít nhất một quý. Cách nhẹ nhất là đánh dấu ngày phát lên mép cổ găng bằng bút không phai, rồi ghi lại ngày thu hồi. Hai mươi đôi được theo dõi đủ để có một con số đáng tin cho lần đề nghị sau.
Mốc phải đổi gồm chỗ sờn hoặc thủng nơi lòng bàn tay, những tầng vải rời ra khi kéo khẽ, cổ găng mất phom, hoặc bề mặt đã nhẵn lì không còn bám. Cất khô thoáng, kê cao, đừng đè vật nặng lên chồng găng, bởi tầng dày bị ép lâu ngày sẽ hết độ xốp và kém ấm hẳn đi.
Một mã đắt được duyệt trôi chảy khi nó đi kèm số liệu, và bị chất vấn mãi khi chỉ đi kèm lời khẳng định. Chuẩn bị sẵn ba câu trả lời trước khi trình hồ sơ là cách nhanh nhất để đưa hàng về đúng vị trí cần nó, và để giữ mã này trong danh mục ở các năm sau.
