Đổi mã găng đang dùng là một thay đổi phải có người chịu trách nhiệm
Ở nhiều đơn vị, việc chuyển từ mã găng này sang mã khác diễn ra ngay tại khâu mua hàng, vì lý do hết hàng hoặc vì có chào giá dễ chịu hơn. Người thao tác chỉ biết khi mở thùng ra và thấy đôi găng khác. Đó là thay đổi về trang bị an toàn nhưng lại đi qua đường dành cho vật tư thường.
Với hàng có mã model và có tài liệu kèm theo, đổi mã đồng nghĩa với thay toàn bộ bộ số liệu đang làm căn cứ cho mốc thay, cho danh sách công đoạn được phép giao, và cho phần đánh giá rủi ro đã ký. Cùng vật liệu nền không có nghĩa là hai mã thay thế được cho nhau.
Vì vậy một lần đổi mã cần bốn vai: người đề xuất, người đánh giá về mặt an toàn, người duyệt, và một dòng ghi lý do. Ở đơn vị nhỏ, bốn vai đó có thể do hai người đảm nhiệm, nhưng không được rút gọn thành một chữ ký duy nhất nằm ở góc đơn đặt hàng.
Dòng găng có mã model nên được dùng đúng vào việc gì
Giá trị của hàng có mã model nằm ở bộ số liệu tra được, nên nó chỉ phát huy ở công đoạn đã gọi được tên tác nhân: pha chế, sang chiết, rửa chi tiết bằng dung dịch có tên, xử lý mẫu, bảo dưỡng thiết bị dính hoá chất. Xem thêm găng cao su chống hoá chất có mã model tra cứu được.
Điều không nên làm là đem nó phát đại trà như găng phổ thông cho cả xưởng. Phần chênh giá của dòng này là tiền trả cho tài liệu và cho sự ổn định giữa các lô. Nơi nào không cần tra tài liệu thì khoản tiền ấy không mua thêm được gì, trong khi vẫn làm tăng chi phí vật tư hằng tháng.
Điều thứ hai không nên làm là coi mã model như bảo chứng cho mọi hoá chất. Mã model chỉ mở ra một bảng số liệu; việc đọc bảng vẫn phải làm theo từng chất, và chất nào không có tên trong bảng thì coi như chưa có câu trả lời, dù đôi găng đắt tiền và có tiếng trên thị trường.
Bốn bước của một lần đổi mã và những gì phải lưu lại
Bước thứ nhất, người đề xuất nêu lý do đổi và nêu mã thay thế kèm tài liệu của chính mã đó. Bước thứ hai, người đánh giá đặt danh sách chất của từng công đoạn cạnh tài liệu mới và đánh dấu công đoạn nào không còn phù hợp. Hai bước này thường mất chưa tới một buổi làm việc.
Bước thứ ba, người duyệt quyết định và ghi kèm điều kiện nếu có. Bước thứ tư là cập nhật ba nơi: sổ danh mục vật tư, bảng hướng dẫn dán tại vị trí, và nội dung bàn giao cho tổ. Bỏ bước cuối chính là lý do khiến phần lớn thay đổi thất bại ngay trong tuần đầu áp dụng.
Hồ sơ cần lưu gồm tài liệu của mã cũ, tài liệu của mã mới, ngày bắt đầu áp dụng và một dòng lý do đủ rõ để người kế nhiệm đọc là hiểu. Toàn bộ danh mục bảo hộ tay quản lý theo mã vật tư nên được rà theo cách này mỗi năm một lần.
Xếp kho theo mã và dấu hiệu phải rút một mã khỏi lưu thông
Mỗi mã nên có vị trí kệ riêng, nhãn ghi rõ mã model, và không dồn hai mã nhìn giống nhau vào cùng một ngăn. Hàng tồn của mã đã ngừng dùng phải tách ra khỏi khu cấp phát ngay trong ngày ra quyết định, vì để lẫn một tuần là đủ để nó quay lại chuyền mà không ai nhận ra.
Có ba tình huống phải dừng nhập: bao bì không còn đọc được mã model, tài liệu kèm theo thất lạc, và hàng nhận về khác mẫu đã duyệt ở những chi tiết nhìn thấy được như màu, đường gân lòng bàn tay hay độ dày mép cổ. Cả ba đều là dấu hiệu nguồn hàng đã thay đổi mà chưa báo.
Với từng đôi đang dùng, dấu hiệu loại vẫn là các thay đổi thấy bằng mắt và bằng tay: thân cứng lại, bề mặt dính, có chỗ phồng, mép cổ nứt. Quản lý chặt phần mã và phần dấu hiệu cùng lúc giúp đơn vị giữ được đúng mức bảo vệ đã trả tiền, thay vì trôi dần sang một thứ khác.
