Đồng phục áo thun mua theo lô lớn thường được so sánh với nhau bằng đúng một con số là đơn giá một chiếc. Con số ấy chỉ đúng cho ngày nhận hàng. Với những đơn vị giặt tập trung cho nhân sự, phần tiền bỏ ra sau ngày nhận hàng mới là phần lớn hơn, và nó gần như không bao giờ được đưa vào bảng so sánh.
Giá một bộ tính đến cuối vòng đời, không phải giá lúc nhập kho
Cách quy đổi đơn giản là lấy tổng tiền đã bỏ ra cho một bộ trong suốt thời gian dùng, rồi chia cho số lần bộ đó thực sự được mặc. Kết quả cho ra chi phí mỗi lần mặc, và đây mới là con số dùng để so hai bản chào với nhau một cách công bằng.
Khi tính theo cách đó, một bộ đắt hơn nhưng chịu được nhiều chu kỳ giặt hơn có thể rẻ hơn hẳn. Ngược lại, một bộ giá thấp mà xổ lông, giãn cổ sau vài chục lần giặt sẽ đội chi phí lên vì phải thay sớm, chưa kể phần công đi mua bổ sung giữa năm.
Những đầu mục phải cộng vào phần giặt
Nếu đơn vị tự giặt, các khoản cần cộng gồm nước, điện, hoá chất giặt, khấu hao máy giặt và máy sấy, tiền công người vận hành, cùng diện tích mặt bằng dành cho khu giặt và khu phơi. Nhiều đơn vị chỉ tính hoá chất và tiền điện, nên con số thu được thấp hơn thực tế khá xa.
Nếu thuê ngoài, khoản chi hiện rõ hơn vì đã nằm trên hoá đơn, nhưng vẫn còn hai phần dễ quên: chi phí vận chuyển hai chiều và chi phí phải mua thêm bộ dự phòng để nhân sự có đồ mặc trong thời gian lô kia đang ở xưởng giặt.
Phần dự phòng đó chính là chỗ nối giữa hai bài toán. Chu kỳ giặt càng dài thì số bộ phải cấp cho mỗi người càng nhiều, và mỗi bộ tăng thêm lại kéo theo tiền mua. Rút ngắn chu kỳ nhận trả thường rẻ hơn là tăng số bộ luân phiên.
Ngưỡng nào thì nên chuyển sang thuê ngoài
Ba yếu tố quyết định là số bộ phải xử lý mỗi tuần, mức độ bẩn của đồ, và việc đơn vị có sẵn mặt bằng hay không. Số lượng nhỏ mà phải đầu tư máy công nghiệp thì tự làm gần như luôn đắt hơn, còn số lượng lớn và ổn định thì tự làm mới bắt đầu có lợi.
Nên chạy thử con số cho cả hai phương án trên cùng một bảng, dùng đúng số bộ và đúng tần suất thật của đơn vị, thay vì dựa vào kinh nghiệm của một đơn vị khác. Hai nhà máy cùng ngành nhưng khác ca sản xuất có thể ra hai kết luận trái ngược nhau.
Số chu kỳ giặt mà mã này chịu được không có con số công bố kèm theo, và chúng tôi không đưa ra ước lượng thay cho nhà sản xuất. Đơn vị muốn tính chi phí mỗi lần mặc cho chính xác nên yêu cầu bên bán cam kết một mức tối thiểu và ghi mức đó vào điều khoản nghiệm thu.
Đưa phần giặt vào bảng so sánh ngay từ khi mời chào
Khi phát yêu cầu chào giá cho áo thun đồng phục cấp theo chu kỳ giặt của đơn vị, hãy yêu cầu bên bán nêu luôn khuyến nghị về nhiệt độ giặt và số bộ nên cấp cho mỗi người. Hai thông tin đó biến bản chào thành thứ so sánh được.
Những nơi bắt buộc xử lý tập trung như cơ sở khám chữa bệnh còn phải cộng thêm phần phân luồng đồ bẩn, nên khi lập ngân sách cho đồng phục bệnh viện xử lý theo luồng riêng thì con số mỗi lần mặc thường cao hơn khối sản xuất.
Khối dịch vụ có tần suất thay cao nhất, nên phần này chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi cho đồng phục nhà hàng khách sạn thay nhiều lần trong tuần. Nói cho rõ, chiếc áo thun ở đây là trang phục nhận diện, phần chi phí bàn tới không liên quan gì tới khả năng che chắn, vì mã này không có công bố nào như vậy. Bảng tính chi phí mỗi lần mặc chỉ có nghĩa khi dựng trên số liệu thật của chính đơn vị.
