Hai năm sau lần đặt đầu, phòng hành chính cần thêm hai mươi chiếc cho người mới vào. Mở lại hồ sơ thì thấy còn một bản báo, một biên bản nghiệm thu và vài tấm ảnh chụp vội; hệ thống thì không lưu tên xưởng may, nguồn vải hay số hiệu lô sản xuất của đợt cũ. Vì vậy bên đặt nên tự cất lại một chiếc nguyên kèm ngày nhận của mỗi đợt, coi đó là hồ sơ gốc của chính mình. Cái chiếc áo cất trong tủ ấy về sau có ích hơn cả tập giấy tờ kia.
Hai năm sau lần đặt đầu, hồ sơ còn lại những gì
Thực tế của hầu hết doanh nghiệp là hồ sơ đồng phục nằm rải ở ba chỗ: hộp thư của người đã nghỉ việc, một thư mục dùng chung không ai đặt tên rõ, và trí nhớ của người từng đi nhận hàng. Người tiếp quản thường bắt đầu lại từ con số không, và bắt đầu lại nghĩa là chấp nhận một đợt hàng không giống hẳn đợt trước.
Ba thứ nên giữ để tránh chuyện đó rất gọn: một chiếc áo thật của đợt đầu, ảnh chụp cận cảnh logo có đặt thước bên cạnh, và một tờ ghi ngày nhận cùng tên người liên hệ. Ba thứ này không cần phần mềm nào, chỉ cần một chỗ cất cố định.
Mẫu cũ và mẫu mới — chỗ khác nhau thường không nằm ở kiểu dáng
Khi bên bán nói mẫu đã cập nhật, phần đổi thật sự hiếm khi là dáng áo. Thường là loại vải đổi vì cây vải cũ hết, hoặc bo dệt đổi nhà cung cấp, hoặc chân khoá đổi cỡ. Dáng áo là thứ dễ giữ nhất vì nó nằm trong bộ rập; những thứ mua ngoài mới là chỗ trôi.
Người phụ trách nhân sự vì thế nên hỏi thẳng một câu: so với đợt trước, bộ rập có giữ nguyên không, và có chi tiết nào phải thay nhà cung cấp không. Câu này ngắn nhưng chạm đúng chỗ, và bên bán trả lời được ngay nếu họ thật sự theo được đơn hàng cũ.
Bổ sung hai mươi chiếc: ba đường đi và ba loại rắc rối
Đường thứ nhất là đặt lại đúng mã cũ. Nhanh nhất, nhưng phải chấp nhận rủi ro lệch sắc vải và lệch chi tiết mua ngoài. Đường thứ hai là đặt mã mới cho toàn bộ và thay hết cả tổ, gọn về hình ảnh nhưng tốn một đợt lớn. Đường thứ ba là đặt mã mới chỉ cho người mới, chấp nhận trong công ty tồn tại hai thế hệ áo cùng lúc.
Đường thứ ba là đường hay được chọn nhất và cũng hay bị chọn mà không nói ra. Nếu chọn nó, nên chọn có ý thức: gán mã mới cho một bộ phận hoặc một tầng nhà, để hai thế hệ áo nằm tách nhau thay vì trộn lẫn trong cùng một tấm ảnh tập thể.
Hiện đại là một ấn tượng, mốc thời gian mới là dữ liệu
Trong bảng chọn mẫu, chữ hiện đại hay được dùng để mô tả đường cắt gọn, phối màu bớt rườm rà, khoá kéo lộ thay vì giấu. Đó là những thứ có thật và nhìn thấy được, chỉ có điều chúng thay đổi theo thị hiếu chứ không theo một cột mốc nào.
Nói cho rõ ranh giới: hiện đại là ấn tượng thị giác của một thời điểm, còn một thế hệ sản phẩm có mốc thời gian lại là chuyện khác hẳn, vì nó cần một ngày bắt đầu, một bộ rập được đánh số và một điểm dừng ghi lại được. Doanh nghiệp muốn quản trị đồng phục qua nhiều năm thì cần vế thứ hai, còn vế thứ nhất chỉ giúp buổi duyệt mẫu trôi nhanh hơn.
