Trong danh mục áo khoác đồng phục của hệ thống có hai mã mang tên gần như y hệt nhau, chỉ khác phần đuôi. AKD0003 là một trong hai mã đó. Với người ngồi ở kho, đây không phải chuyện chữ nghĩa mà là chuyện thùng hàng: hai thùng có thể về cùng một buổi, cùng một dòng tên trên phiếu, và phải tách được thùng nào ra thùng nào trước khi ai đó ký nhận.
Trùng tên không có nghĩa là trùng hàng
Hai mã trùng nhau ở tên là trùng ở tầng chữ; còn có trùng ở tầng sản phẩm hay không thì cái tên không trả lời được. Hai chiếc áo cùng tên vẫn có thể khác rập, khác lớp lót, khác kiểu bo tay; ngược lại hai chiếc tên khác hẳn nhau vẫn có thể chung một rập chỉ đổi màu. Muốn biết thì phải nhìn vào chỗ khác chứ không nhìn vào dòng tiêu đề.
Chỗ khác ấy nằm ở ba nơi: mã hàng trên phiếu, ảnh chụp của chính mã đó, và chiếc áo cầm trên tay. Ba nơi này phải khớp nhau thì mới nhập kho. Nếu phiếu ghi một mã còn thùng lại đựng chiếc áo giống ảnh của mã kia thì dừng lại hỏi ngay, đừng nhập rồi mới hỏi — sau khi hàng đã lên kệ và đã trộn cỡ thì việc tách ra tốn gấp nhiều lần.
Ba dấu hiệu tách được hai thùng nhìn na ná nhau
Dấu hiệu thứ nhất là màu và cách phối màu: hai mã cùng dòng thường khác nhau ở phần phối tay, phối cầu vai hoặc viền cổ. Dấu hiệu thứ hai là chi tiết kết cấu: có mũ hay không mũ, khoá kéo chạy suốt thân hay dừng ở ngực, túi có nắp hay không. Dấu hiệu thứ ba là nhãn gắn trong áo, nếu nhà may có gắn.
Ba dấu hiệu đó nên được chụp lại thành một tấm ảnh duy nhất cho mỗi mã, in ra và dán ngay lên kệ. Người nhận hàng đổi ca vẫn nhận ra được, và người mới vào cũng không phải hỏi lại. Đây là việc mất mười phút một lần nhưng tiết kiệm rất nhiều lần đứng phân vân trước hai thùng giống nhau.
Đặt nhãn nội bộ ngay khi nhập kho
Tên hàng của người bán không phải lúc nào cũng dùng được cho kho. Nếu hai mã trùng tên, hãy đặt cho mỗi mã một nhãn nội bộ ngắn, dễ đọc từ xa, và ghi nó lên cả thùng lẫn kệ lẫn sổ. Nhãn nội bộ không thay thế mã hàng, nó chỉ giúp người thao tác hằng ngày khỏi phải đọc hết cả dòng tên dài.
Sổ nhập nên có thêm một cột nhỏ: nhận ngày nào, của đợt nào, và phân cho bộ phận nào. Khi một bộ phận báo áo bị lỗi, cột này cho biết ngay lỗi rơi vào đợt nào và còn bao nhiêu chiếc cùng đợt đang nằm trên kệ. Không có cột đó thì mỗi lần đổi hàng lại phải mở lại toàn bộ thùng.
Lúc phát cho người mặc
Người nhận áo hầu như không quan tâm mã hàng, họ chỉ quan tâm cỡ và màu. Vì vậy khi phát nên ghi vào sổ đúng ba thứ: ai nhận, cỡ nào, nhãn nội bộ nào. Ba thứ đó đủ để về sau truy ngược, và cũng đủ để biết cỡ nào đang hết nhanh hơn dự tính khi tới lượt đặt bổ sung.
Còn một chỗ mà kho không tự trả lời được: hai đợt hàng cùng một tên màu chưa chắc là cùng một mẻ nhuộm, và trang này không đăng mã màu theo bảng đối chiếu hay số hiệu mẻ vì hệ thống không lưu hai trường ấy. Muốn đợt sau đứng cạnh đợt trước mà không lệch sắc, cách chắc chắn là giữ lại một chiếc nguyên của đợt đầu để đối chiếu, và ghi vào giấy đặt rằng bên bán phải báo trước nếu đổi mẻ. Có thể xem thêm toàn bộ mã áo khoác đồng phục hiện có, nhóm mũ nón đồng phục và nhóm đồng phục bảo vệ khi cần nhập nhiều món trong một đợt.
