Đợt đặt đồng phục nào cũng được duyệt bằng số bộ, nhưng khi phát ra thì lại phát theo từng món. Người này lấy hai áo một váy, người kia đổi lại, có người chỉ nhận phần thân dưới vì áo cũ vẫn còn tốt. Chỉ sau một đợt, con số trong biên bản duyệt và con số thực trong kho đã không còn khớp nhau nữa.
Món lẻ là chỗ sổ sách hụt trước tiên
Chân váy là ví dụ điển hình. Nó không đi kèm cứng với một chiếc áo cụ thể, dễ được đổi qua lại giữa các bộ, và cũng dễ bị người phụ trách quên ghi vì tưởng đã nằm trong bộ nào đó. Đến cuối năm kiểm kê, phần chênh hầu như luôn rơi vào những món có thể tách rời như thế.
Khắc phục không khó nhưng phải quyết ngay từ đầu: chọn món làm đơn vị tính, không chọn bộ. Mọi bảng biểu, từ đề nghị cấp phát tới phiếu xuất kho, đều dùng cùng một đơn vị ấy. Cũng cần nói ngay để tránh nhầm lẫn về bản chất công việc này: sổ bàn giao trang phục văn phòng là sổ theo dõi tài sản và phúc lợi của doanh nghiệp, hoàn toàn khác với sổ cấp phát trang bị bảo vệ cho người làm việc ở khu vực có nguy cơ, vốn được quản lý theo một chế độ riêng và không thể gộp chung một biểu mẫu.
Bốn cột tối thiểu và ba cột nên có
Bốn cột bắt buộc của một sổ bàn giao dùng được là: người nhận, tên món, số lượng và ngày giao. Thiếu bất kỳ cột nào trong bốn cột này thì sổ chỉ còn giá trị tham khảo. Nhiều nơi ghi đủ ba cột đầu nhưng bỏ ngày, và đó chính là lý do không ai biết món nào đã dùng bao lâu khi cần xét thay mới.
Ba cột nên có thêm gồm chữ ký xác nhận của người nhận, tình trạng món lúc giao và mã lô sản xuất. Cột tình trạng giúp phân biệt hàng mới với hàng tái cấp. Cột mã lô giúp truy ngược khi cả nhóm cùng gặp một lỗi vải, thay vì phải đoán xem đợt nào có vấn đề.
Sổ bàn giao cần ghi số lượng tồn theo từng món, mã lô vải của đợt hàng và đơn vị tính đã thống nhất. Những dữ kiện đó chỉ hình thành sau khi đơn hàng được chốt và sản xuất xong, nên trang sản phẩm không lưu sẵn chúng; hãy yêu cầu nhà cung cấp bàn giao kèm bảng kê để bộ phận hành chính nhập thẳng vào sổ mà không phải gõ lại.
Nhân viên nghỉ việc thì xử lý ra sao
Có ba chính sách đang được dùng phổ biến, và không chính sách nào đúng cho mọi doanh nghiệp. Thứ nhất là không thu hồi, coi trang phục đã cấp là phúc lợi thuộc về người lao động. Cách này gọn nhất về thủ tục nhưng khiến chi phí đồng phục tăng đều theo tỷ lệ nghỉ việc.
Thứ hai là thu hồi rồi loại bỏ phần mang dấu hiệu nhận diện, tránh việc trang phục còn nguyên logo lưu hành bên ngoài. Thứ ba là thu hồi để tái cấp, chỉ khả thi với món chưa cá nhân hoá và phải kèm quy trình làm sạch rõ ràng, nếu không sẽ vấp phải phản ứng của người nhận sau. Chọn cách nào cũng được, miễn là ghi vào quy chế và thông báo trước khi phát, chứ không nêu ra lúc làm thủ tục nghỉ.
Tài sản hay phúc lợi, phải chốt bằng văn bản
Câu hỏi tưởng nhỏ này lại chi phối cả hai việc: kế toán ghi nhận khoản chi thế nào, và bộ phận nhân sự có quyền đòi lại hay không. Nếu xác định là tài sản giao cho người lao động sử dụng, phải có biên bản giao nhận và điều khoản hoàn trả. Nếu xác định là phúc lợi, quyền sở hữu chuyển ngay khi phát và không nên đặt ra chuyện thu hồi.
Điều tệ nhất là để mập mờ. Khi ấy mỗi lần có người nghỉ, hành chính lại thương lượng lại từ đầu, còn nhân viên thì cảm thấy bị đòi thứ đã thuộc về mình. Một đoạn ngắn trong quy chế nội bộ, được nhắc lại lúc ký nhận, giải quyết trọn vẹn tình huống này.
