Quầy lễ tân là vị trí duy nhất trong công ty mà bộ đồng phục bị nhìn liên tục nhiều giờ bởi người bên ngoài. Nhân viên phòng ban khác chỉ xuất hiện trước khách vài phút mỗi lần, còn người ngồi quầy thì ở trong tầm mắt suốt ca. Sự khác biệt ấy làm cho tuyến này phải được tính riêng, từ số bộ cho tới cách kiểm tra hao mòn.
Hao mòn của người ngồi quầy dồn vào đâu
Mặt quầy là thứ mài áo nhanh nhất. Cẳng tay tì lên cạnh bàn hàng nghìn lượt mỗi tuần, nên vùng khuỷu tới cổ tay bạc trước cả cổ áo. Lưng ghế mài vào lưng vest ở hai điểm: bả vai và ngang eo. Trong khi đó phần thân dưới gần như không ai nhìn thấy, và cũng gần như không mòn.
Hệ quả là bộ đồng phục lễ tân mòn lệch: nửa trên hết vòng đời trong khi nửa dưới còn mới nguyên. Người phụ trách hành chính vì thế không nên đánh giá tình trạng bộ đồ bằng cách nhìn tổng thể lúc treo trên móc, mà phải lật xem đúng những vùng chịu lực trong tư thế ngồi làm việc.
Tính số bộ cho một tuyến trực liên tục
Công thức các phòng hành chính hay dùng cho nhân viên văn phòng là hai bộ một người một năm. Áp nguyên công thức đó cho lễ tân là thiếu. Người ngồi quầy cần luôn có một bộ sạch sẵn sàng ngay cả khi bộ vừa mặc đang chờ làm sạch, nghĩa là số bộ phải cộng thêm phần đệm chứ không chỉ tính theo đầu người.
Cách tính thực tế hơn: lấy số người trực đồng thời nhân với số ca trong ngày, rồi cộng thêm ít nhất một bộ đệm cho mỗi vị trí quầy. Nếu công ty có người trực thay khi nghỉ phép, người đó cũng cần một bộ vừa vặn của riêng mình; mượn tạm bộ của đồng nghiệp là cách nhanh nhất làm hỏng ấn tượng vốn định gây dựng.
Ba con số bên mua thường hỏi khi tính đợt đặt là số bộ đang có sẵn trong kho nhà cung cấp, thời gian sản xuất trọn một đợt và số lượng tối thiểu nhận đặt. Cả ba đều không có trong hồ sơ hiển thị ở trang này, vì chúng thay đổi theo từng thời điểm; hãy hỏi trực tiếp trước khi chốt kế hoạch cấp phát.
Duyệt mẫu cho quầy khác duyệt mẫu cho bàn giấy
Bộ đồ của lễ tân được nhìn ở tư thế ngồi, sau một mặt quầy cao, và thường chỉ lộ từ ngực trở lên. Vậy mà nhiều buổi duyệt mẫu vẫn chỉ xem người mẫu đứng thẳng giữa phòng. Nên dựng lại đúng bối cảnh: đặt một chiếc bàn cao tương đương quầy thật, cho người mặc ngồi vào rồi mới đánh giá.
Ở tư thế đó, ba chi tiết lộ ra mà lúc đứng không thấy: cổ áo có bị đẩy lên chạm gáy không, ve vest có bị vênh khi hai tay đặt trên mặt bàn không, phần vai có nhăn khi người mặc với tay lấy điện thoại không. Sửa được ba điểm này trước khi đặt lô lớn thì cả tuyến trông chỉn chu trong suốt vòng đời của bộ. Cũng nên nhớ rằng mọi tiêu chí vừa nêu đều xoay quanh hình ảnh trong nhà dưới ánh sáng ổn định: quầy lễ tân không đặt ra yêu cầu nào về khả năng được nhìn thấy từ xa như tuyến kho vận hay khu vực có xe ra vào, nên đừng mượn bộ tiêu chí của nhóm đó để duyệt mẫu cho vị trí này.
Lịch thay và cách theo dõi
Vì mòn lệch, tuyến lễ tân không nên áp một mốc thay chung. Nên kiểm theo dấu hiệu và kiểm ở đúng bốn vị trí đã nói: cẳng tay, cổ tay, bả vai, ngang eo. Người phụ trách hành chính chỉ cần nhìn bốn chỗ đó mỗi quý, không cần biết bộ đã dùng bao lâu.
Với những đơn vị có nhiều ca trực, nên đánh dấu bộ theo người thay vì theo vị trí. Đánh theo vị trí dẫn tới việc mỗi ca một người mặc chung, vừa mất vệ sinh vừa làm bộ đồ hết dáng nhanh gấp đôi. Ghi rõ điều này trong quy định cấp phát ngay từ đợt đầu.
