Thư báo gửi tới chiều thứ sáu, rằng sáng thứ hai đoàn sẽ tới, nội dung làm việc gồm phần trang bị bảo hộ cá nhân. Cả cuối tuần dành để mở tủ, đếm đồ, và tìm giấy tờ. Đồ thì đủ, nhìn còn mới, xếp ngay ngắn. Giấy thì có, nhưng không ai chắc đó có phải thứ đoàn sẽ hỏi hay không.
Câu mà mã này hay bị hỏi
Mã HQD0003 hay bị hỏi cùng một câu, và câu ấy không phải mua ở đâu. Câu ấy là hãy chứng minh bộ đồ này đúng là bộ mà hồ sơ đang nói tới. Nó là một bộ đồ đang nằm trong kho chờ đoàn kiểm tra, mang tên hãng Salisbury, không có mã dòng in kèm. Không có mã dòng là điểm phải xử lý trước tiên, bởi thiếu mã dòng thì không nối được bộ đồ với bất kỳ tờ giấy nào. Cách nối duy nhất còn lại là số lô, và số lô thì phải tìm trên nhãn khâu trong áo. Cùng với số lô, thứ phải ghi lại là số hiệu bản thử và ngày thử, vì tệp chứng từ của kho không mở ra mục ấy. Hai con số ấy, chép ra một tờ rồi kẹp vào hồ sơ, giải quyết được phần lớn câu hỏi của đoàn. Trong tủ đồ mặc ngoài dùng cho tổ điện, đây là mã cơ bản nhất và cũng là mã có ít thông tin đi kèm nhất.
Đoàn hỏi gì, và vì sao
Câu hỏi của đoàn thường đi theo một mạch cố định, và biết mạch ấy thì chuẩn bị được. Câu một là có đủ đồ cho số người phải mặc hay không, hỏi bằng cách đếm. Câu hai là đồ có còn trong hạn hay không, hỏi bằng cách xem ngày. Câu ba là ai được cấp, cấp lúc nào, ký ở đâu, hỏi bằng sổ. Câu bốn là câu khó nhất, và nó chạm đúng vào một ranh giới: có giấy không đồng nghĩa với có đúng giấy đoàn hỏi, bởi bản thử của mẫu chào và bản thử của lô giao là hai tài liệu khác nhau, và chỉ tài liệu thứ hai mới trả lời được câu hỏi về chính cái áo đang treo trong tủ. Câu năm là người mặc đã được huấn luyện chưa, và câu này thuộc về hồ sơ nhân sự. Năm câu ấy nằm ở năm chỗ khác nhau trong đơn vị, và đó là lý do một buổi làm việc kéo dài cả ngày. Gộp năm chỗ ấy thành một cặp hồ sơ là việc làm một lần rồi yên.
Xếp hồ sơ theo lô, không theo mã hàng
Cách xếp phổ biến là mỗi mã hàng một bìa, và cách ấy hỏng ngay khi có lô thứ hai. Lô thứ hai có thể khác vải, khác xưởng, khác bản thử, mà vẫn cùng mã hàng. Xếp theo lô thì mỗi bìa chỉ chứa những gì thật sự đi cùng nhau. Trong bìa nên có bốn thứ, gồm hoá đơn, phiếu nhập, bản thử của lô, và một ảnh chụp nhãn khâu trong áo. Ảnh chụp nhãn là thứ ít ai làm và lại có ích nhất khi đối chiếu về sau. Phần tay và phần mắt cũng có hồ sơ riêng, bởi bao tay dùng cho thao tác trên thiết bị mang điện còn có lịch thử lại theo chu kỳ, khác hẳn quần áo. Phần mắt thì nằm ở loại kính bảo hộ đeo trong lúc thao tác, và nó cũng có ngày thay riêng.
Chỗ dừng của một bộ đồ trong tủ
Nó chắn bớt phần nhiệt bức xạ đi tới người mặc. Nó không rút ngắn được khoảng cách nguy hiểm của thiết bị, và phần chứng từ của lô chưa từng được công bố ở chỗ này. Thứ trả lời được cho đoàn là tệp chứng từ do bên bán trong nước lưu giữ, và bên mua có quyền đòi bản sao. Đòi ngay lúc ký hợp đồng thì dễ, còn đòi sau khi hàng đã dùng nửa năm thì khó. Và việc phải làm trước sáng thứ hai vẫn là một tệp chứng từ xếp theo lô, không xếp theo mã hàng.