Trong bảng cấp phát của phần lớn xưởng, dòng dành cho mũ trùm đầu có đủ tên hàng, đủ số lượng, nhưng cột nhịp thay thì để trống. Không phải vì người lập bảng quên, mà vì chưa ai quyết được nên xếp món này vào nhóm phát một lần rồi thôi, hay nhóm phát đều đặn suốt năm. Chọn nhầm nhóm thì cả bảng lệch theo.
Hai nhóm hàng, hai cách ghi sổ
Mũ mỏng may bằng vải không dệt được làm ra để đội một lượt rồi bỏ. Nó thuộc nhóm vật tư dùng hết, đi theo tháng, và số lượng của nó bám vào số ca chứ không bám vào số người.
Mũ vải dệt thì ngược lại: nó thuộc nhóm cấp phát theo đầu người, có người ký nhận, gấp lại mang về giặt rồi mang đi làm tiếp. Hai nhóm ấy nằm ở hai trang khác nhau trong cùng một cuốn sổ, và người giữ kho phải biết mình đang mở trang nào. Nhìn bằng mắt thì hai loại mũ đôi khi trông gần giống nhau trên kệ, nên phân biệt bằng cách sờ mép vải và kéo nhẹ phần chun là bước nên dạy cho người mới nhận kho.
Vì sao lẫn hai nhóm lại tốn công đến thế
Khi mũ dùng một lượt bị ghi vào nhóm cấp phát theo người, tổ trưởng sẽ phát mỗi người một chiếc đầu tháng rồi thôi. Đến ngày thứ ba, người ta bắt đầu vuốt lại chiếc đã nhàu và đội tiếp, vì trong đầu họ chiếc ấy vẫn là của mình.
Chiều ngược lại cũng phiền không kém: mũ vải dệt bị xếp nhầm vào nhóm dùng hết thì kho phát tràn lan, không ai ký nhận, và cuối quý không ai biết số đã phát ra đang nằm ở đâu. Cả hai kiểu lẫn đều dẫn tới cùng một hậu quả: con số trong sổ và con số trên đầu người không khớp, và người chịu trách nhiệm giải thích lại là tổ trưởng chứ không phải người lập bảng.
Đặt theo đơn vị đóng gói, phát theo đơn vị ca
Bên bán giao hàng theo túi và theo thùng. Xưởng lại phát theo ca và theo tổ. Bảng cấp phát chạy được là bảng có sẵn phép quy đổi giữa hai đơn vị ấy, viết ngay dưới tên hàng, để người giữ kho không phải nhẩm lại mỗi lần xuất.
Phép quy đổi ấy lại cần một con số mà trang bán hàng không lưu: quy cách đóng gói, tức bao nhiêu chiếc trong một túi và bao nhiêu túi trong một thùng. Con số đó nằm trên vỏ thùng và trong phiếu giao hàng, chứ không nằm trong hồ sơ mã hàng ở đây. Hỏi bên bán ngay lúc lấy bản chào, đừng đợi tới lúc thùng đã về tới cửa kho.
Cột nhịp thay nên điền gì
Cách điền đơn giản nhất là ghi theo sự kiện chứ không theo thời gian: thay khi ra khỏi khu vực, thay khi mũ ẩm, thay khi đổi công đoạn. Người đứng máy hiểu ba mốc ấy ngay, trong khi mốc ghi bằng số giờ thì không ai canh đồng hồ để đếm. Nếu xưởng có nhiều công đoạn nối nhau, nên viết thêm một dòng ghi rõ ranh giới giữa các khu, vì phần lớn ca thay mũ thật sự xảy ra ở đúng những ranh giới đó.
Và khi đã điền xong cột đó, hãy quay lại kiểm một câu duy nhất trước lúc gửi đơn: mã hàng đang chọn thuộc nhóm đội một lượt rồi bỏ, hay nhóm gấp lại mang về giặt. Trả lời sai câu này thì mọi con số phía sau đều sai theo.