Bảng định mức trang bị của nhiều doanh nghiệp gộp mọi món vào cùng một chu kỳ cấp phát cho gọn. Cách này dễ lập kế hoạch và dễ duyệt, nhưng nó bỏ qua một thực tế đơn giản: mỗi món chịu một loại tác động khác nhau và có tốc độ xuống cấp rất khác nhau.
Găng tay thường là món tiêu hao nhanh nhất vì tiếp xúc trực tiếp và liên tục. Mũ thì ngược lại, có thể dùng rất lâu nếu không va đập, nhưng vật liệu vẫn lão hoá theo thời gian dù treo trong tủ. Còn giày nằm ở giữa, và tốc độ hao mòn của nó phụ thuộc gần như hoàn toàn vào mặt nền.
Khi gộp chung một chu kỳ, kết quả luôn là một trong hai: hoặc thay quá sớm những món còn dùng tốt, hoặc để quá lâu những món đã cần thay. Cả hai đều tốn tiền, và trường hợp thứ hai còn tạo ra rủi ro thật ở hiện trường.
Ba cách làm sai khi cố đồng bộ hoá lịch thay
Thứ nhất, rút ngắn chu kỳ của món bền hơn để khớp với món mau hỏng. Đây là cách tốn kém nhất và cũng phổ biến nhất, vì nó khiến bảng biểu trông gọn gàng. Hãy chấp nhận nhiều chu kỳ khác nhau trong cùng một bảng, việc đó không khó như nhiều người nghĩ.
Thứ hai, gộp mọi món vào một mã đơn hàng để tiện đặt. Khi đó không ai theo dõi được món nào đang tiêu hao nhanh bất thường, và cũng không phân tích được nguyên nhân. Mỗi nhóm trang bị nên có mã riêng, dù vẫn có thể đặt chung một chuyến giao hàng.
Thứ ba, coi việc cấp đủ số lượng là đã hoàn thành nghĩa vụ. Một món trang bị đúng loại nhưng đã hết tuổi thọ thì không còn là trang bị bảo vệ. Điều quyết định vẫn là tình trạng thực tế của từng món, và không món nào thay được món khác.
Giữ chu kỳ riêng nhưng gộp đơn hàng theo quý
Cách dung hoà giữa gọn gàng và chính xác là tách chu kỳ nhưng gộp thời điểm đặt. Mỗi món giữ chu kỳ riêng theo mức tiêu hao thực tế, còn đơn hàng thì gom theo quý để giảm số lần giao và chi phí vận chuyển. Bảng kế hoạch vẫn gọn mà số liệu vẫn đúng.
Để làm được điều này chỉ cần một bảng theo dõi với bốn cột: nhóm trang bị, chu kỳ dự kiến, chu kỳ thực tế quan sát được, và ghi chú về nguyên nhân chênh lệch. Sau bốn quý, bảng này tự nó chỉ ra chỗ nào cần điều chỉnh mà không cần bất kỳ phân tích phức tạp nào.
Đây là quan sát hữu ích nhất để chỉnh lại lịch. Nếu người lao động phải thay giày trong khi mũ và găng của cùng đợt cấp vẫn còn dùng tốt, thì chu kỳ của giày đang bị đặt dài hơn thực tế. Ghi lại từng trường hợp như vậy, sau vài tháng sẽ có đủ căn cứ để điều chỉnh.
Về phía đôi giày, mốc loại bỏ nên kiểm bằng một phép thử đơn giản. Đặt giày lên mặt bàn nghiêng nhẹ dần, nếu tới một góc rất nhỏ mà giày đã tự trượt xuống thì mặt đế đã nhẵn tới mức không còn bám. Đây là phép thử làm được ngay tại kho và cho kết quả rất rõ ràng.
Mốc thứ hai là vòng lót ở gót mòn thủng lộ ra lớp keo bên dưới, dấu hiệu bàn chân đã trượt trong lòng giày suốt thời gian dài. Kèm theo đó, hãy kiểm mối dán chân đế bằng cách bóp ngang: chỗ nào há ra thành khe thì đôi giày đã tới cuối vòng đời.