Có một nhóm nhân sự mà bộ đồng phục hao nhanh gấp đôi phần còn lại của công ty: những người sáng ở trụ sở, chiều sang chi nhánh, tuần sau đã ở tỉnh khác. Chiếc sơ mi nam của họ không chỉ mặc để ngồi bàn mà còn phải chịu quãng đường, chịu vali, chịu việc thay giữa ngày. Đặt đồng phục cho nhóm này vì thế không giống đặt cho một phòng ban cố định.
Người đi giữa các chi nhánh mặc nhiều hơn người ngồi một chỗ
Một người làm cố định thường có vài bộ luân phiên và giặt theo lịch cố định tại nhà. Người đi tuyến thì mặc một bộ suốt cả ngày dài, nhiều khi phải thay giữa buổi rồi gấp bộ vừa cởi vào vali, và tối về khách sạn mới có chỗ treo. Số lần mặc trên mỗi bộ vì thế cao hơn, còn điều kiện bảo quản lại kém hơn.
Bản mô tả này không ghi kiểu cổ áo cụ thể, có nẹp bong hay không, hay số túi trên thân trước, vì mỗi đợt đặt lại chốt khác nhau. Nếu nhóm đi tuyến là người mặc chính, hãy đưa ba mục đó vào phiếu yêu cầu và nói rõ mục đích, vì ba chi tiết ấy quyết định áo có gọn khi gấp vali hay không.
Kho đặt ở đâu khi nhân sự không thuộc một địa điểm nào
Câu hỏi tưởng nhỏ nhưng gây tắc thật: hàng về trụ sở rồi ai chuyển tiếp, hay chia thẳng cho từng chi nhánh nhận. Chia thẳng thì nhanh nhưng dễ thất lạc phần của người không thuộc chi nhánh nào, còn gom về trụ sở thì chậm và tốn thêm một vòng vận chuyển.
Cách gọn nhất là chọn một điểm nhận duy nhất cho toàn bộ nhóm đi tuyến, thường là nơi họ ghé nhiều nhất trong tháng, và ghi rõ điểm đó trong đơn hàng. Kèm theo là một danh sách tên gắn với cỡ, dán ngoài từng túi, để người phát không phải mở ra kiểm.
Mỗi chi nhánh cũng nên giữ vài bộ dự phòng ở cỡ giữa cho tình huống khách ghé đột xuất hoặc hành lý đi lạc. Cần lưu ý rằng nếu một người trong nhóm chuyển hẳn sang làm việc tại xưởng hoặc kho, bộ sơ mi này dừng lại ở văn phòng, vì nơi làm việc mới tự lập bảng trang bị cho từng đầu việc và cấp phát ngay tại chỗ. Ngoài trường hợp ấy, bộ dự phòng tại chi nhánh nên được kiểm và làm mới mỗi năm một lần.
Giữ đồng nhất khi mỗi chi nhánh đặt hàng riêng
Khi công ty lớn dần, các chi nhánh thường muốn tự đặt cho nhanh. Hậu quả quen thuộc là sau hai năm, ba chi nhánh có ba sắc áo hơi khác nhau và hai kiểu cổ khác nhau, dù trên giấy tờ vẫn cùng một mẫu.
Cách chữa không phải là cấm chi nhánh đặt, mà là tách rõ hai phần: phần chuẩn do trụ sở giữ và phần thực thi để chi nhánh làm. Trụ sở giữ mẫu duyệt, mã vải, bảng thông số và danh sách nhà may được chấp nhận; chi nhánh tự chốt số lượng và lịch giao trong khuôn đó.
Nên chốt thêm một quy ước nhỏ nhưng hiệu quả: mọi đơn của chi nhánh đều phải gửi ảnh chụp lô hàng khi nhận, chụp cạnh mẫu chuẩn. Ảnh đó lưu vào một thư mục chung, và chỉ cần nhìn lướt là thấy chi nhánh nào bắt đầu lệch.
Hành lý của người đi tuyến và cách xoay vòng bộ áo
Người đi tuyến nên có ít nhất một bộ luôn nằm sẵn trong vali và không lấy ra dùng ở nhà. Bộ đó gấp theo nếp cố định, đặt trong túi vải thoáng thay vì túi nylon kín, và kèm một chiếc móc gấp để treo ngay khi tới nơi.
Về xoay vòng, cách đơn giản là đánh số bộ và dùng lần lượt thay vì luôn với tay lấy chiếc trên cùng. Mặc đều tay giúp cả nhóm bộ cùng cũ đi một nhịp, tới lúc thay thì thay cả loạt, thay vì có chiếc đã sờn cổ trong khi chiếc khác vẫn còn mới nguyên.
