Chữ hạng trên rất khó đưa vào một biên bản mua sắm, vì nó không đo được và mỗi người hiểu một kiểu. Có một cách quy nó về đại lượng kiểm chứng được, cũng là cách nhiều bộ phận hành chính dùng khi phải giải trình lựa chọn của mình: tính chi phí phân bổ cho mỗi lần bộ đồ được mặc lên người.
Ba đại lượng của phép tính
Trước khi vào phép tính, cần đặt món hàng này đúng chỗ trong sổ sách. Đây là trang phục văn phòng, thường chi từ ngân sách hành chính hoặc ngân sách nhận diện thương hiệu. Nó không nằm cùng khoản với trang bị dành cho người làm việc tại hiện trường, vốn có quy trình xét duyệt và người chịu trách nhiệm khác hẳn.
Đại lượng thứ nhất là toàn bộ chi phí gắn với một bộ tính từ lúc đặt tới lúc loại: tiền may, phần gắn dấu hiệu nhận diện, phần sửa cỡ sau khi nhận, và phần làm sạch nếu đơn vị giặt tập trung. Đại lượng thứ hai là số lần bộ đó thật sự được mặc lên người trước khi bị loại. Đại lượng thứ ba là số bộ cấp cho mỗi người.
Lấy chi phí trọn đời của một bộ chia cho số lần mặc là ra con số cần tìm. Nó nhỏ, nhìn qua có vẻ vụn vặt, nhưng đây là con số duy nhất cho phép so sánh hai phương án chào hàng khác nhau về vải, về kiểu và về mức giá mà không sa vào tranh luận cảm tính.
Vì sao phương án rẻ hơn thường không rẻ hơn
Bộ có mức chào thấp hay hỏng sớm ở cổ, ở nẹp khuy, ở đường sườn. Số lần mặc vì thế ít đi, và con số phân bổ cho mỗi lần mặc lại cao hơn phương án tưởng là đắt. Đây là chỗ mà bảng so sánh chỉ nhìn cột giá không bao giờ chỉ ra được.
Chiều ngược lại cũng đúng và ít người nhắc tới. Một bộ may rất kỹ nhưng chỉ được lấy ra mặc vào dịp sự kiện thì số lần mặc quá ít, và tính theo cách trên nó là phương án tốn nhất trong tất cả. Vậy nên phép tính phải làm riêng cho từng tuyến công việc, vì tần suất mặc của các tuyến chênh nhau rất xa.
Những khoản hay bị bỏ sót
Khoản đầu tiên là phần gắn dấu hiệu nhận diện, thường được báo tách riêng nên dễ rơi khỏi bảng tổng. Khoản thứ hai là sửa cỡ sau khi nhận hàng. Khoản thứ ba là đặt bổ sung số lượng nhỏ giữa năm, vốn có mức chào cao hơn hẳn so với đặt trọn lô ngay từ đầu.
Còn một khoản không ra hoá đơn nhưng có thật: thời gian của chính nhân sự trong đơn vị. Buổi thử mẫu, buổi phát hàng, những lần đổi cỡ, những lần đi lại vì thiếu một chiếc. Cộng lại thì đây thường là phần lớn nhất trong tổng công sức bỏ ra cho một đợt đặt.
Khoản cuối là rủi ro phải thay sớm cả loạt. Nếu đợt bổ sung lệch tông hoặc lệch dáng so với lô đầu, đơn vị hoặc chấp nhận nhìn không đồng đều, hoặc thay toàn bộ sớm hơn dự kiến. Cả hai lựa chọn đều làm hỏng con số đã tính từ đầu.
Ghi lại để lần sau tính được số thật
Dữ liệu hàng hoá lưu ở đây không có đơn giá, không có tuổi thọ trung bình, cũng không có số lần mặc dự kiến của mã này. Không hệ thống bán hàng nào có thể cung cấp ba thứ đó, vì chúng phụ thuộc vào chính cách vận hành của bên mua. Muốn có, phải tự đo trên đợt hàng của mình.
Một bảng theo dõi ba cột là đủ: ngày cấp, người nhận, và ngày loại kèm lý do loại. Sau một năm, bảng này cho biết vải đang dùng trụ được bao lâu thật, tuyến nào hao nhanh nhất, và phương án nào đáng đặt tiếp. Không có nó thì đợt sau vẫn phải đoán như đợt này.
