Bộ đồng phục mà một đơn vị dịch vụ bảo vệ tự đặt cho quân số của mình, và bộ đồng phục mà chủ mặt bằng duyệt trước khi đặt bút ký, có thể trông giống hệt nhau nhưng không sinh ra từ cùng một quyết định. Cái thứ nhất là việc nội bộ của đơn vị. Cái thứ hai là một điều khoản, nằm trong tập hồ sơ hợp đồng, thường ở phụ lục phía sau, cạnh bảng phân ca và danh sách nhân sự. Người điều hành đơn vị dịch vụ là người duy nhất cầm cả hai bản, nên cũng là người duy nhất nhìn ra chỗ chúng lệch nhau.
Mẫu Áo Nằm Ở Mục Nào Trong Bản Hợp Đồng
Ở phần lớn hợp đồng dịch vụ bảo vệ, trang phục được nhắc tới hai lần. Lần thứ nhất nằm trong phần mô tả phạm vi công việc, ngắn gọn, dạng một dòng nói rằng nhân sự làm việc tại mục tiêu phải mặc đồng phục thống nhất. Lần thứ hai nằm trong phụ lục, nơi mô tả cụ thể hơn: màu thân áo, kiểu cổ, có cầu vai hay không, dấu hiệu nhận diện đặt ở đâu trên ngực áo.
Dòng thứ nhất gần như không bao giờ gây tranh luận. Dòng thứ hai thì có, vì nó là chỗ duy nhất trong cả tập hồ sơ ghi lại hình dáng cụ thể của thứ mà bên thuê sẽ nhìn thấy mỗi ngày. Khi phụ lục ấy để trống hoặc viết quá chung, phần việc mô tả bị đẩy sang một cuộc trao đổi miệng, mà trao đổi miệng thì không có bản lưu.
Hai Bên Ký Với Nhau, Ba Bên Nhìn Chiếc Áo
Hợp đồng có hai chữ ký, nhưng chiếc áo có ba người chấm điểm. Bên thuê nhìn nó như một phần bộ mặt của toà nhà hoặc của nhà máy. Đơn vị dịch vụ nhìn nó như một việc phải chuẩn bị xong đúng ngày quân số vào ca. Nhân viên mặc nó nhìn theo cách khác hẳn hai bên kia, và ý kiến của họ hiếm khi được ghi vào đâu cả.
Ba cách nhìn ấy không chọi nhau, nhưng chúng cũng không tự cộng lại được. Người điều hành đơn vị dịch vụ là chỗ ba dòng ấy gặp nhau, và là người phải chọn khi chúng kéo về ba hướng. Chọn xong thì ghi lại, vì lần đặt hàng kỳ sau sẽ không còn ai nhớ vì sao kỳ này lại chọn như vậy.
Có một điểm dễ bỏ qua: bên thuê duyệt mẫu chứ không đặt hàng. Họ không làm việc với nơi may, không biết lô vải nào đang có, không biết chi tiết nào thêm được trong tuần và chi tiết nào phải chờ. Đưa cho họ một hình vẽ rồi hỏi có đồng ý không là đặt câu hỏi vào sai chỗ. Đưa một chiếc mẫu thật để mặc lên người của chính tổ trực thì câu trả lời mới dùng được.
Chốt Mẫu Trước Khi Ký Hay Chốt Sau Khi Ký
Chốt trước khi ký thì phụ lục có nội dung thật, và đơn vị dịch vụ biết mình phải chuẩn bị gì ngay từ ngày đầu. Đổi lại, việc chốt kéo dài thêm vài buổi, đúng lúc hai bên còn đang bàn những mục nặng hơn nhiều.
Chốt sau khi ký thì hợp đồng chạy sớm hơn, nhưng phần trang phục rơi vào khoảng trống: quân số đã vào ca mà mẫu áo chưa xong, nên tổ trực mặc tạm bộ của mục tiêu trước đó. Người ngoài nhìn vào không phân biệt được đây là giai đoạn chuyển tiếp hay đây là cách đơn vị vẫn làm. Vậy nên nếu chốt sau, hãy ghi thẳng vào hợp đồng một mốc ngày, đừng ghi là sẽ thống nhất sau.
Những Dòng Nên Có Trong Phụ Lục Về Trang Phục
Một phụ lục dùng được thì không cần dài. Nó cần trả lời đủ mấy câu: mẫu nào, ai giữ chiếc mẫu đã duyệt, mỗi người mấy bộ, ai lo phần thay thế khi có người mới vào giữa kỳ, và bên nào giữ áo khi hợp đồng kết thúc. Năm dòng ấy dập tắt phần lớn tranh luận về sau.
Có một dòng mà trang hàng này không viết hộ được: điều khoản sau bán và cách xử lý khi cả lô hàng may ra bị lệch so với chiếc mẫu. Hệ thống không giữ nội dung ấy, bởi nó không thuộc về một mã hàng mà thuộc về thoả thuận giữa bên đặt và nơi may, và mỗi lô lại một khác. Nơi trả lời câu đó là bản hợp đồng đặt hàng, không phải trang mô tả. Trước khi ký, hãy hỏi thẳng: nếu lô về mà cổ áo lệch so với chiếc mẫu đã duyệt thì xử lý ra sao và trong bao lâu.
