Mã ATH0021 nằm trong nhóm áo thun nhiều kiểu dáng, mỗi đợt lại có mẫu mới. Với một cửa hàng thì đó là điểm mạnh. Với một doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều tổ và nhiều đợt cấp phát thì chính sự đa dạng ấy lại là thứ làm rối kho, rối cấp phát và rối cả bộ mặt thương hiệu nếu không có ai đứng ra chuẩn hoá danh mục.
Danh mục đồng phục phình ra như thế nào
Thường không ai cố ý làm phình. Chi nhánh phía bắc đặt một mẫu, chi nhánh phía nam thấy mẫu đó lâu về nên đặt mẫu khác; một tổ mới thành lập chọn thêm màu riêng cho dễ phân biệt; đến năm sau người ký duyệt đã đổi và mẫu cũ không ai còn nhớ đặt ở đâu.
Sau vài năm, cùng một chức danh ở hai nơi mặc hai kiểu áo khác nhau. Kho phải giữ nhiều dòng tồn nhỏ lẻ, ảnh trên hồ sơ nhân sự không khớp với thực tế, và mỗi lần cần bổ sung gấp cho một người thì phải đi tìm lại đúng xưởng cũ.
Một danh mục chuẩn gồm những gì
Danh mục chuẩn không phải là danh sách ảnh. Nó là bảng ghi rõ từng dòng: mã nội bộ, tên gọi thống nhất, kiểu cổ, kiểu tay, màu nền, vị trí đặt logo, nhóm chức danh được cấp và nhà cung cấp đang chạy.
Mỗi dòng nên gắn với một tệp thiết kế duy nhất và một bảng thông số duy nhất. Khi hai chi nhánh cùng gọi tên một dòng thì họ phải nhận về đúng một thứ, kể cả khi hai đơn cách nhau một năm.
Phần biến thể được phép cũng phải ghi thẳng vào bảng. Ví dụ cùng một dòng nhưng có bản tay ngắn và bản tay dài, hoặc có bản dáng nam và bản dáng nữ. Biến thể nằm trong bảng là hợp lệ; biến thể phát sinh ngoài bảng thì không.
Ai giữ danh mục và luật thêm mẫu mới
Nên có đúng một đầu mối giữ bảng này, thường là bộ phận hành chính nhân sự hoặc bộ phận phụ trách nhận diện, chứ không để mỗi chi nhánh giữ một bản sao rồi tự sửa.
Luật thêm mẫu mới nên đơn giản và cứng: muốn thêm một dòng thì phải nêu được nhóm chức danh nào đang thiếu, vì sao các dòng có sẵn không dùng được, và ai chịu phần tồn kho phát sinh. Phần lớn đề xuất thêm mẫu sẽ tự rút khi phải trả lời câu thứ hai.
Song song với việc thêm, phải có luật bỏ. Dòng nào hai năm không phát sinh cấp phát thì đưa vào diện ngưng, dùng nốt tồn kho rồi đóng lại, thay vì để nằm trong bảng làm nhiễu người đọc.
Chuẩn hoá đến đâu thì dừng
Chuẩn hoá không có nghĩa là cả công ty mặc một kiểu. Khối văn phòng, khối kho vận và khối kỹ thuật có nhu cầu khác nhau thật, và ép chung một dòng sẽ dẫn tới việc người ta lặng lẽ không mặc.
Mức hợp lý thường là vài dòng theo khối chức năng, mỗi dòng có ít biến thể được kiểm soát, và một quy tắc màu để nhìn từ xa biết người đó thuộc khối nào. Ít dòng hơn thì kho nhẹ, còn đủ dòng thì người mặc không phản đối.
Cuối cùng, cần ghi rõ trong bảng rằng đây là hàng may mặc phục vụ nhận diện, không phải trang bị bảo vệ. Vị trí có nguy cơ đã được đánh giá vẫn phải cấp riêng nhóm hàng có công bố tính năng, và phần đó thuộc một danh mục khác.
