Việc đồng áng chạy theo vụ, và kho vật tư cũng vậy. Đầu vụ mua vào, giữa vụ dùng dần, cuối vụ còn lại bao nhiêu thì để đó. Phần để đó chính là chỗ sinh chuyện. Sang vụ sau, người phụ trách mở kho ra, thấy vài can còn nguyên và vài can đã vơi. Không ai nhớ can nào mua từ vụ nào. Nhãn thì phai, chữ viết tay trên nắp thì mờ. Cách xử lý quen thuộc là mua mới cho chắc, còn phần cũ đẩy vào góc. Vài vụ như thế thì góc kho đầy lên, và không ai dám động vào.
Cất gọn không thay được việc chốt sổ
Một chiếc tủ chuyên dụng giải quyết phần cất. Nó gom mọi can về một chỗ, khoá lại, có khay hứng bên dưới. Nhìn vào thì kho gọn hẳn so với hồi để dưới gầm bàn. Nhưng gọn là chuyện hình thức của kho, còn chuyện của vụ thì khác. Cất thuốc vào tủ là một chuyện; biết còn tồn bao nhiêu cho vụ tới lại thuộc về cuốn sổ chốt cuối vụ. Thiếu cuốn sổ ấy, chiếc tủ chỉ là một cái góc kho có cửa. Đầy lên vẫn cứ đầy lên, chỉ khác là đầy có trật tự hơn.
Mẫu TAT0005 là chiếc tủ cho thuốc bảo vệ thực vật, một cánh, cỡ vừa phải cho trạm nhỏ. Cỡ vừa hợp với nhịp mua theo vụ, vì mỗi vụ chỉ trữ trong khoảng thời gian ngắn. Tủ quá lớn lại khuyến khích trữ nhiều, mà trữ nhiều thì phần thừa cuối vụ càng lớn. Chọn cỡ vì thế nên nhìn vào lượng dùng trong một vụ, đừng nhìn vào chỗ trống trong kho. Khay hứng dưới đáy giữ phần rò nếu một can bị nứt trong lúc xếp. Cánh đơn mở ra chiếm ít sàn, hợp với trạm chật.
Ba dòng không sổ nào của trạm giữ hộ
Sổ kho của trạm ghi ngày nhập, tên hàng, lượng nhập. Nó viết theo lượt mua chứ chẳng viết theo vụ. Phần mềm kế toán thì cắt theo tháng và theo năm tài chính. Vụ mùa lại không trùng với tháng, cũng chẳng trùng với năm tài chính. Lượng thuốc tồn cuối vụ thì lọt vào khe giữa hai kỳ báo cáo, vụ nào dùng loại nào cũng chưa ai ghép lại thành bảng, và người ghi sổ tồn theo vụ thì mỗi năm lại đổi. Ba dòng đó vừa đủ cho một trang kẻ tay dán trong cánh tủ.
Thứ phải để ngoài kho vụ
Trong tủ chỉ nên có can và chai. Món phải với tới lúc gặp sự cố thì để ngoài, vì lúc rối chẳng ai chạy đi mở khoá. Nhiều trạm đặt bộ ứng cứu tràn để sẵn ngoài kho vụ, ngay lối vào, chỗ nhìn thấy từ cửa. Việc pha thuốc cũng diễn ra ngoài kho, trên bàn riêng có nước sạch bên cạnh. Người pha cần mặt nạ phòng độc dùng lúc pha thuốc, và món ấy treo ở bàn pha chứ chẳng cất chung với can.
Một lần khoá sổ vào cuối vụ
Vụ vừa xong, mở tủ ra, chốt tồn cuối vụ vào sổ theo vụ. Khoá sổ ngay cuối vụ rồi ký một chữ, đừng để sang vụ mới mới ngồi nhớ lại. Con số vừa chốt chính là phần phải trừ đi khi lập kế hoạch mua cho vụ kế tiếp. Muốn xem khay hứng cùng cách chia tầng bên trong thì ghé khu tủ an toàn cho thuốc bảo vệ thực vật.
