Mã khẩu trang than hoạt tính bốn lớp này thuộc nhóm hàng phổ thông, dễ mua và có sẵn nguồn cung trong nước. Chính hai đặc điểm đó khiến nó phù hợp làm hàng dự trữ cho tình huống khẩn cấp.
Tình huống khẩn cấp trong doanh nghiệp gồm ba loại: đợt dịch bệnh lây qua hô hấp, sự cố phát tán bụi hoặc khói bất thường, và đợt thi công lớn có nhiều nhà thầu cùng vào một lúc.
Điểm chung của cả ba là nhu cầu tăng đột ngột trong khi thị trường cũng khan hàng cùng lúc. Doanh nghiệp không có dự trữ sẽ phải mua với giá bất kỳ, hoặc mua phải hàng không rõ nguồn gốc.
Tính Lượng Dự Trữ Theo Số Ngày Chứ Không Theo Số Hộp
Cách tính đúng là lấy tổng số người trong doanh nghiệp nhân với số chiếc mỗi người mỗi ngày, rồi nhân với số ngày muốn dự trữ. Con số ngày là quyết định quản lý, thường từ hai tuần tới một tháng.
Lý do tính theo ngày là vì mục tiêu của dự trữ không phải tiết kiệm tiền mà là mua thời gian. Thời gian đó đủ để tổ chức mua bổ sung một cách bình tĩnh thay vì mua vội trong hoảng loạn.
Với doanh nghiệp có nhiều địa điểm, hãy phân bổ dự trữ về từng nơi thay vì tập trung một chỗ. Trong tình huống hạn chế đi lại, kho tập trung có thể không tới được nơi cần. Tỉ lệ phân bổ nên theo số nhân sự tại từng địa điểm, và mỗi nơi cần có một người chịu trách nhiệm kiểm mức dự trữ định kỳ.
Luân Chuyển Hàng Dự Trữ Để Không Bị Hết Hạn
Sai lầm phổ biến nhất là để nguyên hàng dự trữ trong kho nhiều năm. Khẩu trang có hạn sử dụng, và lớp lọc mất dần điện tích theo thời gian ngay cả khi bao bì còn nguyên.
Cách đúng là đưa hàng để dành sang dùng hằng ngày theo lối nhập trước dùng trước, và bổ sung liên tục để giữ nguyên mức dự trữ. Hàng luôn luân chuyển thì luôn còn hạn.
Ghi ngày nhập lên từng thùng và kiểm mức dự trữ mỗi quý. Đây là việc mất mười phút và nó là khác biệt giữa một kho dự trữ thật và một kho hàng hết hạn.
Kiểm Hàng Dự Trữ Trước Khi Đưa Ra Sử Dụng Diện Rộng
Trước khi phát hàng đã lưu kho lâu, hãy lấy mẫu ngẫu nhiên và kiểm ba điểm: nẹp mũi còn giữ được hình sau khi bóp, dây đeo còn đàn hồi, và bao bì không có dấu hiệu ẩm mốc.
Nếu bao bì đã bị ẩm, hãy loại cả thùng thay vì chỉ loại vài chiếc. Độ ẩm ảnh hưởng tới toàn bộ số hàng trong cùng bao gói chứ không chỉ tới những chiếc nằm ngoài cùng.