Bộ phận quản lý khách và nhà thầu ngồi ngay chỗ cổng, nơi mọi lượt ra vào đều phải đi qua. Người của xưởng thì đã có sổ riêng, còn khách và thợ của nhà thầu thì chỉ có mỗi cuốn sổ ở quầy. Chiếc khẩu trang cấp ở cổng xưởng là món trao đi nhiều mà lại ít được ghi lại nhất, bởi người nhận chỉ ghé qua trong chốc lát. Cấp cho khách một chiếc là việc làm trong nháy mắt; biết ai còn đang ở bên trong thì phải hỏi cuốn sổ mới ra.
Sổ cổng ghi gì và bỏ sót gì
Sổ cổng ở đâu cũng ghi giờ vào, tên khách, nơi cần gặp. Cột đồ đã cấp thì thường không có, hoặc có mà để trắng vì người trực thấy nó vụn vặt. Cột ấy chỉ có ích vào hôm phải rà lại: bao nhiêu người đã bước vào khu bụi mà chưa nhận gì. Thêm một cột cũng chỉ tốn thêm vài nét bút mỗi lượt, đổi lấy một thứ mà về sau không dựng lại nổi. Ở quần áo phòng sạch phát ở phòng thay đồ, cột đó luôn có sẵn vì khâu thay đồ vốn đã đóng vai một trạm dừng.
Ba dòng quầy cổng phải tự ôm
Ba dòng ấy trang bán bỏ qua: sổ cổng hôm nay ghi mấy lượt khách, nhà thầu nào đang có người bên trong xưởng, và ai đứng cấp phát ở cổng ca này. Ba dòng đó chỉ sống ở đúng cái cổng ấy và thay theo từng lượt, nên bên ngoài không cách nào biết. Việc siết lại nằm ở đây: ghi tên khách vào sổ cổng trước khi cấp. Ghi tên khách vào sổ cổng, khâu rà lúc tan ca gọn hẳn. Cấp trước rồi ghi sau thì tới chiều chẳng ai nhớ nổi ai đã cầm những gì. Người trực ca chiều lại càng mù mờ, bởi họ không có mặt lúc khách bước vào.
Vì sao nên ghi trước khi trao
Trao trước cho nhanh là phản xạ tự nhiên khi có người đứng chờ. Nhưng ghi sau đồng nghĩa với ghi theo trí nhớ, mà một ca trực đông khách thì trí nhớ nào cũng nhoè. Ghi trước thì mỗi lượt cấp gắn liền với một cái tên, và tới cuối ca người trực chỉ việc đối chiếu theo cột. Cách này còn cho biết ngay ai đang ở khu nào, thứ mà hễ có sự cố là bị hỏi gấp. Chỗ đặt thiết bị rửa mắt khẩn cấp chỉ rõ trên sơ đồ cũng nên đưa cho khách xem ngay ở quầy.
Phần bộ phận quản lý khách và nhà thầu tự lo
Bộ phận này đứng ngoài chuyện mua bán lẫn chuyện dây chuyền, cũng không theo dõi ai làm gì bên trong. Họ giữ cuốn sổ ở cổng cùng mấy phút tiếp xúc với từng lượt khách, thế mà đó là chốt duy có giữa bên ngoài và bên trong. Sổ ghi kín thì lúc cần gọi ai ra cũng gọi được ngay; sổ ghi thưa thì phải chạy khắp xưởng mà tìm, và càng gấp thì càng khó tìm ra. Cuốn sổ đầy đặn vì thế bõ công hơn hẳn vài giây chép thêm ở mỗi lượt khách. Trang bán không ngồi trực cổng, cũng chẳng hay nhà thầu nào đang có người ở đó. Quầy khẩu trang cấp ngay tại cổng là chỗ xem tiếp.
