Một con dao không có người đứng tên là con dao không ai quản
Trong danh mục vật tư của khối văn phòng, đây là món hàng rẻ nhất mà lại thuộc nhóm cần quản chặt nhất. Rẻ nên không ai nghĩ tới việc ghi sổ; sắc nên hậu quả của việc buông lỏng lại không hề rẻ. Khoảng cách giữa hai điều đó chính là chỗ mà phần lớn đơn vị bỏ trống.
Cách xử lý gọn nhất là gắn mỗi con dao với một vị trí làm việc chứ không gắn với một phòng. Trên thân dao dán một nhãn nhỏ ghi mã bàn hoặc tên người giữ, trong sổ vật tư ghi một dòng tương ứng. Từ lúc đó trở đi, con dao có địa chỉ và luôn có người trả lời được nó đang ở đâu.
Ngược lại, những con dao nằm trong ngăn kéo dùng chung mà không ai đứng tên mới là nguồn gốc của mọi rắc rối. Không ai biết trong ngăn có mấy chiếc, không ai biết chiếc nào đã cùn, và khi thiếu một chiếc thì cũng không ai biết nó biến mất từ tuần nào.
Dùng trong khu vực được giao, không mang đi theo người
Công việc phù hợp với nó là các đường cắt lặt vặt tại chính chỗ ngồi: mở gói hàng nhỏ, xén một mép giấy, rạch lớp màng bọc, gỡ nhãn dán cũ. Cỡ nhỏ gọn giúp cất vừa ngăn bút và lấy ra nhanh, nên nó nằm trong nhóm dụng cụ được dùng nhiều lần mỗi ngày mà không ai để ý.
Điều không nên là để nó rời khỏi khu vực đã cấp. Bỏ vào túi áo mang đi họp, cho mượn sang phòng khác rồi quên, hay để lẫn trong túi tài liệu mang ra ngoài đều biến một vật sắc thành vật thất lạc. Với vật sắc thì thất lạc không chỉ là mất tài sản mà còn là mất kiểm soát.
Cũng không nên coi nó là món đồ dùng chung ai cần thì lấy. Dụng cụ chung là dụng cụ không ai bảo dưỡng và không ai chịu trách nhiệm; muốn nhiều người cùng dùng thì cấp thêm chiếc nữa cho vị trí đó, chi phí không đáng kể so với việc mất dấu một vật có lưỡi.
Cấp phát theo vị trí và đếm lại vào cuối mỗi kỳ
Khi mua số lượng, con số cần tính là số vị trí làm việc thực sự có nhu cầu cắt, chứ không phải tổng số nhân viên. Nhiều bàn cả tháng không cắt gì, cấp cho họ chỉ làm dài thêm danh sách phải theo dõi mà không tạo ra tiện lợi nào cho công việc hằng ngày.
Kỳ kiểm kê nên có một dòng riêng cho nhóm vật sắc, đếm đủ số chiếc đã cấp và thu hồi những chiếc thuộc về vị trí đã trống. Nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận thì con dao phải quay về kho cùng với các tài sản khác, đây là bước hay bị bỏ sót nhất trong quy trình bàn giao.
Nhãn tên bong khỏi thân báo tới lúc thu hồi và đổi mới
Chỗ cất là một ngăn cố định tại bàn, có vách ngăn riêng, lưỡi thu hết vào trong thân. Không để chung với kẹp kim loại rời và không bỏ vào hộp đựng bút chung, vì tay thò vào hộp tối là tình huống điển hình dẫn tới vết cắt mà người bị thương còn không kịp nhìn thấy nguyên nhân.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được báo nên thu hồi và cấp chiếc mới: nhãn ghi vị trí đã bong hẳn khỏi thân; vỏ dao nứt dọc theo rãnh; nút gạt kẹt cứng phải dùng móng tay bẩy; phần lưỡi lộ ra bị han thành mảng; con dao xuất hiện ở một bàn không đúng với vị trí ghi trên sổ.
