Một con dấu ghi trạng thái không mang thẩm quyền của ai
Con dấu loại này thuộc nhóm dấu đánh dấu bước công việc: nó nói rằng hồ sơ đã đi qua một khâu kiểm, chứ tự nó không nói ai đã kiểm và kiểm vào lúc nào. Phân biệt được điều đó ngay từ đầu là điều kiện để cả hệ thống hồ sơ về sau không rơi vào tình trạng có dấu mà không có người chịu trách nhiệm.
Nói cách khác, nó không thay chữ ký của người thực hiện và cũng không đứng cùng hàng với con dấu pháp nhân của đơn vị. Hai thứ sau gắn với thẩm quyền và với con người cụ thể; nét dấu này chỉ là một nhãn dán bằng mực, và bất cứ ai cầm được thân dấu đều đóng ra được nét giống hệt.
Vì vậy quy tắc đi kèm phải là bắt buộc: cạnh mỗi lần đóng, người thực hiện ghi tay tên viết tắt và ngày. Một dòng chữ nhỏ ấy biến nét dấu từ chỗ vô danh thành một mốc có thể truy lại được, và đó cũng là thứ mà bất kỳ ai rà soát hồ sơ về sau cũng sẽ tìm trước tiên.
Đóng vào chỗ nào trên tờ giấy và tuyệt đối tránh chỗ nào
Chỗ đóng hợp lý là phần lề còn trống, thường ở góc trên hoặc góc dưới của trang đầu, nơi không có chữ và cũng không nằm trong vùng sẽ bị kẹp hay đục lỗ về sau. Một vị trí cố định cho toàn đơn vị còn giúp người kiểm sau nhìn một góc trang là biết hồ sơ đã qua khâu nào.
Tuyệt đối tránh đóng chồng lên phần chữ, lên bảng số liệu, lên chữ ký hoặc lên dấu đã có sẵn. Nét mực phủ lên làm mờ chính nội dung mà tờ giấy tồn tại để chứng minh, và với bản gốc thì đây là hỏng vĩnh viễn, không có cách nào lấy lại được phần chữ nằm bên dưới.
Cũng không nên đóng sẵn hàng loạt lên giấy trắng để dùng dần cho nhanh. Xấp giấy đã mang sẵn nét dấu là xấp giấy đã mang sẵn một lời xác nhận chưa có nội dung, và chỉ cần một tờ trong đó rời khỏi tủ là đơn vị mất quyền kiểm soát đối với chính lời xác nhận ấy.
Đặt cho nhiều đầu mối thì thống nhất cả mực lẫn quy tắc ghi kèm
Khi trang bị cho nhiều bộ phận, thứ cần chốt trước không phải số lượng thân dấu mà là bảng phân công: mỗi thân dấu gắn với một đầu mối, có người đứng tên giữ, cất trong ngăn có khoá và ghi vào sổ khi bàn giao. Thân dấu để trên mặt bàn chung là thân dấu không còn ai kiểm soát.
Về mực, nên chọn một màu khác hẳn màu mực dùng để ký và điền tay, để người đọc phân biệt được ngay đâu là lớp nội dung và đâu là lớp đánh dấu quy trình. Chốt màu này cho toàn đơn vị ngay từ đơn đặt đầu tiên thì các kỳ đặt bù sau không bị lệch tông giữa các phòng.
Dấu cất úp mặt khắc xuống một mặt phẳng sạch hoặc để nguyên trong hộp, không dựng nghiêng và không bỏ chung ngăn với vật kim loại có cạnh. Sau mỗi buổi dùng nhiều, lau nhẹ mặt khắc bằng khăn khô để bụi giấy không đọng lại giữa các nét chữ và làm đầy dần các khe hở.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được báo phải thay: nét chữ in ra dính bết vào nhau nên không đọc rời từng chữ; giữa nét có mảng trắng dù đã ấn đều tay; viền khung quanh dòng chữ đứt đoạn; mặt khắc bám lớp mực khô cứng không lau ra được; thân dấu lỏng khiến nét in lệch một bên ở mỗi lần đóng.
Một hồ sơ mà mỗi nét dấu đều đi kèm tên người và ngày tháng giúp buổi rà soát nội bộ không phải dừng lại ở câu hỏi ai đã duyệt, và nề nếp ấy hợp với các đơn vị đã chuẩn hoá tới cả áo quần công sở đặt may cho bộ phận kiểm soát nội bộ.
Thêm thông tin
Thêm thông tin
Xuất xứ
Việt Nam
Viết nhận xét của riêng bạn
Vui lòng đăng nhập trước để thêm sản phẩm vào danh sách yêu thích
