Trên mặt bàn xử lý giấy tờ, phản xạ tự nhiên khi thấy một tờ rách là với tay lấy cuộn băng dán lại. Với giấy nháp thì không sao, nhưng với bản gốc của một văn bản thì đó là thao tác nên dừng lại trước khi làm.
Lý do rất thực tế: lớp keo bám lên mặt giấy có mực, và tới lúc cần bóc ra thì phần mực nằm dưới có thể đi theo. Dải băng phủ ngang chữ ký hoặc ngang con dấu còn tạo ra một câu hỏi khó trả lời về việc bản giấy ấy đã bị can thiệp tới mức nào.
Cách xử lý đúng nằm ở chỗ khác. Nghị định 30 năm 2020 về công tác văn thư quy định bản sao văn bản hành chính phải có thể thức riêng, có ký và có dấu, nghĩa là bản dùng thay cho tờ đã hỏng là một bản sao được lập đúng cách, không phải một tờ được dán lại.
Nó hợp với những gì mang tính tạm và không có giá trị lưu: dán mép bao thư nội bộ, cố định tờ lịch trực lên vách, gắn tạm mẫu vật nhỏ vào bản trình bày, dán phong bì đựng phiếu. Đây là băng keo trong dùng ở khâu dán và cố định tại bàn văn thư.
Ưu điểm riêng của loại trong là không che chữ. Dán lên một tờ hướng dẫn treo tường thì người đọc vẫn nhìn xuyên qua, và dán lên nhãn dán hàng thì mã số bên dưới vẫn đọc được bằng mắt. Đây là điều mà băng đục hoặc băng giấy không làm được.
Đổi lại, bề mặt bám của nó kén hơn nhiều người tưởng. Mặt bụi, mặt ẩm, mặt sơn bám phấn hay tường quét vôi đều làm dải băng bong ra sau vài ngày. Lau khô và lau sạch chỗ định dán là bước mất mười giây nhưng quyết định dải băng giữ được bao lâu.
Mức tiêu thụ giữa các bàn chênh nhau rất xa: bàn văn thư nhận và gửi công văn dùng gấp nhiều lần bàn kế toán. Cấp phát đều nhau cho mọi vị trí dẫn tới chỗ thì thừa nằm trong ngăn kéo cả năm, chỗ thì hết giữa tháng và phải đi mượn.
Cách làm gọn là ghi lại số cuộn thực xuất cho từng bộ phận trong hai tháng, rồi cấp theo đúng con số đó. Kèm theo là quy định mỗi bàn giữ một cuộn đang dùng và một cuộn dự phòng, phần còn lại nằm ở tủ vật tư chung có người theo dõi.
Khi mua kèm các văn phòng phẩm dùng cho khâu soạn và nhân bản văn bản hành chính, nên gộp thành một đơn theo quý. Số lần đặt hàng giảm đi thì thời gian của người phụ trách hành chính cũng được trả lại cho việc khác.
Cất cuộn ở nơi khô ráo, xâu qua trục hoặc để trong hộp có nắp, tránh nơi có nắng hắt vào và tránh đặt sát tường ẩm. Cuộn đang dùng dở nên gấp mép đầu băng lại một góc nhỏ để lần sau tìm được mép ngay, khỏi cào móng tay quanh vòng ngoài.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được cho biết nên bỏ cuộn đó: mép băng ngả vàng thành viền dọc theo vòng ngoài; các vòng dính chặt vào nhau tới mức kéo ra là rách dọc; dải băng bóc ra để lại vệt keo dính trên tay; lõi méo làm cuộn quay lệch; và dải băng dán rồi tự bong trong ngày.
Một cuộn băng dán là khoản chi nhỏ tới mức ít ai bận tâm, nhưng chỗ nó được dán lên thì có thể quyết định giá trị của cả tập hồ sơ. Dùng đúng chỗ và tránh đúng chỗ giúp phòng hành chính không bao giờ phải giải thích về một tờ giấy bị dán đè.
| Màu sắc | Nhiều màu |
|---|---|
| Chất liệu | 3 lớp chống hóa chất |
| Xuất xứ | Việt Nam |
