Đợt đặt đầu tiên thường suôn sẻ vì có mẫu trước mắt và có người theo sát. Rắc rối xuất hiện ở đợt thứ hai, sáu tháng hoặc một năm sau: cùng một tên hàng, cùng một nhà cung cấp, mà áo về kho lại đậm màu hơn, vải cứng hơn, thân ngắn hơn một chút. Mã DBH0020 là áo kaki đơn chiếc, kiểu hàng được đặt bổ sung nhiều lần nhất, nên trang này viết về bộ hồ sơ giúp đợt sau khớp đợt trước.
Vì sao đợt hai không giống đợt một
Nguyên nhân hiếm khi là ai đó làm ẩu. Vải kaki được dệt và nhuộm theo từng lô, mỗi lô lệch màu một chút so với lô trước, đó là đặc tính của quy trình chứ không phải lỗi. Nhà cung cấp có thể đã đổi nguồn vải vì cuộn cũ hết hàng, đổi xưởng gia công vì xưởng cũ kín lịch, hoặc chỉnh rập theo góp ý của một khách hàng khác. Nếu bên mua không giữ mốc tham chiếu thì không ai có căn cứ để nói chuyện đúng sai.
Những gì bảng thuộc tính của mã này chứa là tên gọi, ảnh chụp và nhóm danh mục. Ngoài đó ra là không có. Định lượng vải, tỷ lệ sợi, mã màu, thông số rập đều không nằm trong dữ liệu mà bên bán lưu, và chúng tôi không suy ra từ ảnh. Đó chính là lý do bộ hồ sơ dưới đây phải do bên mua chủ động lập ngay ở đợt đầu.
Bộ hồ sơ tối thiểu giữ lại sau mỗi đợt
Thứ nhất là mảnh vải gốc. Xin nhà cung cấp một mảnh cỡ bàn tay cắt từ chính cuộn đã dùng, kẹp vào hồ sơ, ghi ngày và số đơn hàng. Đây là căn cứ so màu và so tay vải chắc chắn nhất, hơn hẳn ảnh chụp vốn lệch màu theo màn hình và theo ánh sáng.
Thứ hai là bảng số đo thành phẩm của từng cỡ: dài thân, rộng ngực, dài tay, rộng vai, đo trên bàn phẳng chứ không đo trên người. Kèm theo là dung sai mà hai bên chấp nhận. Không có bảng này thì tranh cãi về form sẽ dừng ở cảm giác của người thử.
Thứ ba là bộ chi tiết nhỏ: mã màu chỉ, loại khoá kéo và cúc, vị trí và kích thước logo thêu, kiểu túi và số túi, cách gấp gói khi giao. Những chi tiết này bị bỏ qua nhiều nhất và cũng gây khó chịu nhiều nhất khi lệch, vì chúng đập vào mắt ngay lúc mở kiện.
Mẫu duyệt giữ thế nào cho có giá trị
Giữ tối thiểu hai bộ nguyên vẹn của cỡ trung bình, chưa qua giặt, có kẹp chì hoặc dán tem có chữ ký hai bên và ghi ngày duyệt. Một bộ để tại kho của doanh nghiệp, một bộ gửi nhà cung cấp giữ. Bộ này tuyệt đối không được lấy ra mặc, vì chỉ cần một lần giặt là mất luôn giá trị đối chứng về màu và về độ co.
Người giữ nên là bộ phận mua sắm hoặc kho, không nên là cá nhân phụ trách. Nhân sự thay đổi thì mẫu duyệt hay đi theo, và tới đợt sau không ai tìm ra. Cùng với mẫu, lưu một bản mềm gồm ảnh chụp có thước đặt cạnh, bảng số đo và ghi chú những điểm đã sửa so với mẫu chào ban đầu.
Có một điểm cần nói thẳng khi lập bộ hồ sơ này: DBH0020 thuộc nhóm trang phục lao động thông thường, không kèm chứng nhận tính năng bảo vệ nào, nên mọi mô tả trong hồ sơ chỉ nên nói về vải, về may và về form. Không ghi vào hồ sơ những cụm như đạt chuẩn an toàn hay chống cháy, vì hàng không có căn cứ cho các cụm đó và chính bên mua sẽ vướng khi đối chiếu.
Khi buộc phải đổi nhà cung cấp
Có hồ sơ thì việc đổi nguồn trở thành một cuộc so sánh có căn cứ thay vì đặt lại từ đầu. Gửi mảnh vải gốc và bảng số đo cho bên mới, yêu cầu may một bộ đối chứng trước khi ký, rồi đặt hai bộ cạnh nhau dưới cùng một nguồn sáng. Việc này mất thêm khoảng một đến hai tuần nhưng loại được rủi ro nhận về vài trăm bộ lệch màu.
Nếu bên mới không đạt được đúng màu cũ thì lựa chọn thực tế là chuyển đổi theo tổ hoặc theo khối, để trong cùng một tổ không có hai sắc độ. Trộn lẫn là cách nhanh nhất khiến người lao động thấy bộ mới của mình kém hơn bộ cũ của đồng nghiệp.
